1. تعريف الاتصال الفعال و مقوماته
تعريف الاتصال الفعال: هو الاتصال الإنساني المنطوق والمكتوب الذي يتم داخل المؤسسة أو خارجها على المستوى الفردي والجماعي، ويسهم في تطوير أساليب العمل وتقوية العلاقات الاجتماعية بين الموظفين. 1(أحمد نجم حافظ: مبادئ الإدارة العامة، ط1، دار الفكر العربي للنشر والتوزيع، القاهرة، 2007، ص 48)
وهناك من يعرفه على أنه الاتصال الذي يؤدي إلى خلق نوع من الاستجابة اتجاه أهداف المؤسسة بأحسن الوسائل وأقل التكاليف، ويعد السبيل الوحيد لديناميكية العمل الجماعي، وللتغلّب على النزاع الذي ينشأ بين أفراد المؤسسة على كل المستويات.
وهو أيضا الاتصال الذي يجعل العملية الإدارية تتم بيسر وسهولة من خلال:
- الانجاز الجيّد للتخطيط.
- التنفيذ الفعّال لكافة البرامج.
- التنفيذ الفعّال للرقابة.
- التوجيه المؤسساتي.
. مقومات الاتصال التنظيمي الفعال:
- · أن تحتوي العملية على معلومات جديدة وإلا كانت مجرد اتصالات مزعجة لا طائل منها.
- · ضرورة التناسق والتكامل بين نظام الاتصال وبين طبيعة التنظيم الرسمي وغير الرسمي من حيث احتياجات المؤسسة وطبيعة وظروف بيئة العمل.
- · تحديد الهدف المخطط له من عملية الاتصال، كأن يسأل المدير أو المسؤول نفسه ويقول: " ما الذي يريد توصيله، ولمن يريد توصيله " لكي يستخدم الوسيلة والرسالة المناسبة.
- · ضرورة الإقلال من عدد المستويات الإدارية بتفويض الاختصاصات وتشجيع اللامركزية الإدارية والعمل على رفع الحالة النفسية لدى العاملين وبث روح الثقة والتعاون بينهم.
- · ضرورة توفر قدر من مهارات الاتصال بالعمل على تنميتها وتنمية القدرات الخاصة بحسن الاستماع والإنصات والحديث لدى جميع العاملين في مختلف المستويات الإدارية و كذلك مهارات التفكير والكلام والفهم والتحليل في المستويات الإدارية العليا، والكتابة والقراءة خصوصا في المستويات الدنيا قدر المستطاع حتى يتمكّن المشاركون في عملية الاتصال في مختلف المستويات الإدارية التعبير بوضوح وبدقة عن مشاعرهم وميولهم وآرائهم ورغباتهم ومقترحاتهم والفهم والاستيعاب الواضح لما يقوله الآخرون. 2(هالة منصور: الاتصال الفعال(مفاهيمه وأساليبه ومهاراته)،ط1، المكتبة الجامعية للنشر والتوزيع، الإسكندرية،2000،ص58)
- · إجادة فن الاستماع، هذا ما بينته مؤسسة أبحاث الرأي الأمريكية في دراستها أن 75% من المشرفين تنقصهم مهارة الاستماع، وأن قيامهم بالاستماع الجيد يساعد على تدفق المعلومات وتوفير مناخ الثقة بين الطرفين المدير والمرؤوسين.
- · ضرورة وجود نظام سليم للاتصالات يكون مسؤولا عن اقتراح وتنفيذ سياسة الاتصال في المؤسسة وأن يكون لدى الإدارة العليا قناعة بأهمية " إدارة الاتصال ودورها في تحقيق فعالية الاتصالات في المؤسسة وأن يكون لدى الإدارة العليا قناعة بأهمية " إدارة الاتصال " ودورها في تحقيق فعالية الاتصالات في المنظمة.
- · مبدأ أخذ المعلومات من مصدرها المباشر وفهم الرسائل بموضوعية وفتح قنوات وطرق اتصالية مباشرة بين القائد المنصب ومرؤوسيه.
المتابعة عن طريق التغذية الراجعة للتعرف على وجهة نظر الطرف الثاني ومدى تمكنه من فهم المعلومات بطريقة صحيحة. 3(بشير علاق: الاتصال في المنظمات العامة بين النظرية و الممارسة، دار اليازوري للنشر و التوزيع،عمان، 2009 ، ص23)