2. وسائل الاتصال الكتابي
وسائل الاتصال الكتابي: نشأت مزاولة الاتصال الكتابي في المؤسسة لعدة أسباب منها:
- عدم توافر إمكانية الاتصال الشفهي وضيق وقت المسؤولين للاتصال وجها لوجه مع العاملين.
- صعوبة نقل الرسالة بصورة شفهية دائما.
- الأثر القانوني في حالة وجود نزاعات تستوجب وجود الدليل الكتابي وغيرها من الأسباب.
ولذلك ف 90% من الرسائل الداخلية للمؤسسة تمر عبر وسائل الاتصال المكتوبة، وأهمها ما يلي:
-التعليمات والأوامر: بالإضافة إلى كونها شفهية قد تأخذ طابعا مكتوبا، وتتمثل في المذكرات، الخطابات الداخلية والخارجية والنشرات والكتب الدورية . 6(محمد ناصر العديلي، السلوك الإنساني والتنظيمي من منظور كلي مقارن، معهد الإدارة العامة السعودية،1995 ، ص 470)
-لوحة الإعلانات والنشرات: تستخدم لنقل المعلومات والتعليمات للعاملين، إلا أنه يعاب عليها كونها تفتقد لاهتمام العاملين في المؤسسة.
-مجلات المؤسسة: وتشتمل على أخبار المؤسسة وتنقسم عادة إلى: مجلة قطاع المؤسسة (نشاط المؤسسة)، مجلة المؤسسة (أخبار المؤسسة...)، المجلة اليومية (الأخبار اليومية للمؤسسة).7 (يس عامر:الاتصالات الإدارية والمدخل السلوكي لها، دار المريخ، الرياض، 1986،ص 87)
-الرسائل الخاصة: مثل الخطابات والرسائل الخاصة بالعاملين ويتم هذا الإجراء عادة من مركز القرار إلى المستويات الأدنى والعكس.
-الأدلة والكتيبات: وهي نظام متكامل لتعليمات مكتوبة طويلة الأجل قد يكون محتواه ثابتا أو قد يكون قابلا للتعديل والتطوير.
-مطبوعات النقابات: هدفها تقديم الخدمات لأعضاء النقابة والتعبير عن وجهة نظرهم أمام إدارة المؤسسة التي يعمل بها أعضاء النقابة.
-صندوق الاقتراحات: عبارة عن صندوق توضع فيه المقترحات من داخل المؤسسة أو من خارجها، ويعاب عليه كون الرسائل لا يتم فتحها أو الاضطلاع عليها في معظم الأحيان.
-التقارير: بالإضافة إلى كونها شفهية فقد تأخذ طابعا كتابيا وتقسّم إلى تقارير إعلامية تذكيرية، إدارية، تسويقية، تقارير المبيعات...الخ، وتخدم كلها أغراضا اتصالية يتم فيها تبادل المعلومات والآراء. 8(محمد ناصر العديلي، السلوك الإنساني والتنظيمي من منظور كلي مقارن، معهد الإدارة العامة السعودية،1995 ، ص 470)
و من أهم محتوياتها:
- · العنوان: موضوع التقرير.
- · مقدمة عن المشكل: ملخص عن المضمون.
- · عرض القضية: حوصلة سريعة.
- · تحليل الحلول الممكنة: إبداء الحكم.
- · الحل المقترح: تقديم رأي الجماعة أو الرأي الشخصي.
- · الخلاصة: اقتراحات محددة مع توضيح سبل تحقيقها على أرض الواقع.
- التحقيقات و سبر الآراء:تسمح التحقيقات داخل المؤسسة بتحديد الحالة النفسية للموظفين والبيئة أو المناخ الداخلي للمؤسسة، وهي تجيب على التساؤلات التالية:
- ما هي الصورة الداخلية للمؤسسة؟.
- ما هي طموحات الموظفين فيما يتعلق بالاتصال؟...
و من أهم أنواعها نذكر:
- تحقيقات عن الرضا.
- تحقيقات عن المناخ الاجتماعي.
- تحقيقات حول القيم الثقافية و الاجتماعية ووضعية العمل...
وتتم عملية إجراء التحقيقات عبر عدة أشكال أهمها المقابلة و الاستمارة.
1-2-3- وسائل الاتصال التصويري: هناك وسائل وقنوات اتصال أخرى تم التوصل إليها حديثا نسبيا وهي مرتبطة بعصر التكنولوجيا صممت خصيصا لتفادي عيوب القنوات الشفهية والمكتوبة وتتمثل أساسا في: 9(يس عامر:الاتصالات الإدارية والمدخل السلوكي لها، دار المريخ، الرياض، 1986،ص 103)
- الملصقات: عبارة عن لوحات تلصق عليها الصور والرسومات لنقل أفكار معينة وتعتبر وسيلة قيمة لاتصالات العاملين خاصة منهم غير الملمين بالقراءة الجيدة.
- الكاريكاتير: تعبر عن الأفكار بصورة هزلية والتي يحبها جميع العمال، فهي تنقل المعاني بأسلوب هادف يكون القصد منه التوعية.
- الأفلام: من الوسائل التصويرية النادرة في المؤسسات نظرا لارتفاع تكاليف إعدادها، يتم فيها عرض الوثائق والملحقات والآليات التي تخدم نشاط المؤسسة وتساعد العمال على الرفع من المستوى.
-الرسوم البيانية والخرائط: تستخدم عادة في إعداد التقارير بإتباع الأساليب الإحصائية والرسوم البيانية، وعلى سبيل المثال المؤسسة التي تستخدم الخرائط في المشروعات الجديدة وفيما يتعلق بانسياب خطوط الإنتاج والعمليات التشغيلية بقصد الإيضاح والسهولة.