1. وسائل الاتصال الشفوي
وسائل اتصال المؤسسة:
1- تعريف وسائل الاتصال: هي "ما تؤدى بها الرسالة الإعلامية سواء كانت هذه الوسيلة لغة، صحفية، إذاعة، تلفاز، حاسوبا، أو معرضا" 1(فضيل دليو: تاريخ وسائل الاتصال،سيرتا كوبي،قسنطينة،الجزائر، 2006، ص 14)أي أن الوسائل تمثل مجمل القنوات التي تحمل الرموز التي تحتويها الرسالة من المرسل إلى المستقبل، وتجدر الإشارة أن للوسائل الاتصالية أهمية قصوى، حتى أن "ماكلوهان" اعتبرها الرسالة في حد ذاتها حيث يقول أن: "الوسيلة هي الرسالة" أي أن الوسيلة أهم من الرسالة، ومع ذلك فإنه يمكن الجمع بين المدلولين إذا اعتبرنا أن طبيعة الوسيلة هي جزء هام من الرسالة، ولكنها ليست هي كل الرسالة بمعنى أنه إذا كان للرسالة ولخصائصها الذاتية أهمية كبرى في التأثير على المستقبل، فإنه قد يكون لوسيلة الرسالة دور حاسم في ذلك وقد يصل الأمر إلى حد جعل لكل وسيلة رسالتها. 2(فضيل دليو: تاريخ وسائل الاتصال،سيرتا كوبي،قسنطينة،الجزائر، 2006، ص 24)
1- 1-2-أنواع الوسائل الاتصالية المؤسساتية: يمكن تقسيم وسائل الاتصال طبقا لطريقة الاتصال إلى أربعة أنواع أساسية. 3(يس عامر:الاتصالات الإدارية والمدخل السلوكي لها، دار المريخ، الرياض، 1986،ص 67)
1-2-1- وسائل الاتصال الشفوي: ومنها الاتصال المباشر الذي يتم دون استخدام أداة وسيطة وآخر غير مباشر يتم على العكس من الأول.
- وسائل الاتصال الشفوي المباشر: وأهم وسائل الاتصال الشفوي المباشر:
-التعليمات والأوامر: تنفذ في صورة أوامر تصدر من الرئيس إلى المرؤوس لأداء عمل معين والتي تتأثر إلى حد كبير بالنمط القيادي المتبع.
-الاستشارة: ونقصد بها استعانة المؤسسة ببعض الأخصائيين في حل المشكلات التي قد تحدث، وقد تسند هذه المهمة إلى مستشارين من داخل أو خارج المؤسسة وبالتالي الوسيلة هي تقديم الاستشارات.
-المقابلات: وهي عبارة عن مواجهة بين شخصين أو أكثر يقوم بينهم حديث أو نقاش أو تبادل الأفكار حول موضوع معين يخص أحد شؤون المؤسسة أو أفرادها لتحقيق غرض معين.4 (Marie Hélène Westphalen: communication, troisième édition, dunod édition, paris, 1998 P 391).
من أهم أنواعها، نذكر:
- مقابلة تحقيق.
- مقابلة لتقييم و إعطاء تقديرات عن الوضع.
- مقابلة لتحديد الحاجات و المتطلبات.
- مقابلة لتحديد الأهداف و المهمات المستقبلية.
-الاجتماعات: نعبر عنها بالمواعيد الدورية التي يتم فيها تبادل الأفكار والآراء والمعلومات وتقييما لمؤسسة بصفة عامة ووضع الاستراتيجيات المستقبلية.
تختلف أنواعها تبعا للأهداف المراد تحقيقها و من أنواعها:
أ- الاجتماع الذي يهدف من خلاله المدير إلى تمرير المعلومات للمرؤوسين مثل القرارات و التعليمات، و هو الذي يوصف بالاتصال النازل.
ب- الاجتماع الذي تستمع من خلاله الإدارة إلى انشغالات المرؤوسين. و الذي يشار إليه بالاتصال الصاعد.
ت- الاجتماع الذي يتم فيما بين الموظفين بهدف تبادل المعلومات و الآراء فيما بينهم لإيجاد حل لمشكل معين، و هو الموصوف بالاتصال الأفقي.
- الندوات:
للندوات دورين أساسيين هما:
أ- الدور الإعلامي: من خلال إصدار تعليمات و توصيات، إذ يقوم المسؤول بعقد ندوة مع الموظفين ليمرر لهم أهم التوصيات و القرارات المتخذة من طرف الإدارة... ، فهي ضمن الندوات الرسمية التي تهدف إلى توجيه مجموعة من التعليمات إلى القاعدة.
ب- الدور الاتصالي: قد تستعمل الندوة في هذا النوع لتمرير انشغالات الموظفين إلى القمة عن طريق تنظيم لقاءات مباشرة تجمعهم مع مسؤول المؤسسة، وهي قائمة على الحوار والشفافية بين جميع الأطراف.
- اللجان: مجموعة من الأفراد تسند إليهم مهام استشارية أو تنظيمية أو تنسيقية، هذه المجموعة قد تكون دائمة أو مؤقتة يأتي دورها بتحقيق الهدف الذي تسعى إليه.
- البرامج التدريبية: تهدف إلى تنمية المواهب وزيادة قدرات الموارد البشرية، وتستخدم كوسيلة اتصال حيث يقوم المدرب بالإرسال ويقوم المتدربون بالاستقبال وتبادل الآراء.
- · وسائل الاتصال الشفوي غير المباشر: وتتمثل أهم هذه الوسائل في:
-الهاتف: أداة اتصال غير مباشرة توفر عامل الزمن لكنها قد تفتقر إلى الفعالية التامة نظرا لغياب طرفي الاتصال فحضور الطرفين يساعد على فهم الرسالة.
-نظم الإذاعة الداخلية والمخاطبة العامة: توجد في المؤسسات ذات الدعم المالي الكبير يتم من خلالها تبليغ التعليمات وانتقال المعلومات دون تشويه أو تحريف، لكنها تفتقر إلى عدم القدرة على نقل أكثر من رسالة في وقت واحد بسبب خضوع الجميع إلى شبكة إذاعية واحدة.
2- - الاتصال الهاتفي التسجيلي: والمقصود به تسجيل الرسالة المراد نقلها على رقم هاتفي معين، ويمكّن هذا الإجراء من استقبال الرسالة في أي مكان حتى خارج المؤسسة، ويعتبر هذا الإجراء وليدا للتكنولوجيا الحديثة في مجال الاتصال. 5(يس عامر:الاتصالات الإدارية والمدخل السلوكي لها، دار المريخ، الرياض، 1986،ص 68)