2. مراحل و متطلبات العمل الجماعي في المؤسسة وشروطه
إن العمل الجماعي يتم بطريقة منظمة ومنسّقة وفق خطوات محدّدة ومنهجية تضمن السير الحسن للعمل وتخفّض من أعبائه، إذ تكون مكملة ومتمّمة للمرحلة التي تليها بما يكفل نجاحه، ويمكن أن نوجز مراحله فيما يلي: 7(جمال عبد المحسن الزيات: العمل وعلم الاجتماع المهني –الأسس النظرية والمنهجية، ط1، دار غريب للتوزيع، عمان، 2013، ص80)
أ- التكوين وتشكيل الجماعات: وتعد أولى مراحل العمل الجماعي في المؤسسة، إذ يتم اختيار أعضاء فرق العمل على أسس عديدة كالاختصاص، الخبرة، الكفاءة والالتزام التي تعد من مقوماته الأساسية.
ب- الاتفاق على أسس ومعايير محددة لسير العمل: تنطوي على وضع خطة وإستراتيجية تحدّد معالم العمل الكبرى بطريقة سيره وفق أجندة وجدولة زمنية تحدده من البداية إلى النهاية.
ت- توزيع المهام والواجبات والأعباء بين الأفراد الذين ينتمون إلى الجماعة: في هذه المرحلة يتم تقسيم المسؤوليات والمهام والواجبات وتحديد الصلاحيات بين أفراد فريق العمل، وما يتوجب على كل واحد القيام به، وما عليه من مسؤولية، وهذا ما يمنع تداخلها وتشابكها من جهة، وضمان السير الحسن لآدائهم والوقوف على نقاط الضعف والحد من التجاوزات وتحقيق نتائج مرضية تخدم المؤسسة من جهة أخرى.
ث- وضع مسؤول يشرف على الجماعة: وجود قائد يترأس فرق العمل بغية مراقبتهم وتقييمهم ويكون واسطة تربطهم بالإدارة.
ج- تنفيذ العمل: وهي المرحلة الأخيرة من العمل الجماعي فبعد القيام بالمراحل سالفة الذكر تأتي مرحلة تنفيذه كمرحلة أخيرة تتمثل في مجملها مخرجات العمل الجماعي.
1-1- متطلبات العمل الجماعي في المؤسسة:
إن العمل الجماعي ينبنى على أسس وقواعد ومتطلبات تتحكم في سيرورته لدى المؤسسة، ويمكن أن نوجزها في المجموعتين التاليتين:8( رضوان المحمود: العلاقات العامة في الإعلام، دار أسامة للنشر والتوزيع، عمان، 2010، ص215)
-المجموعة الأولى: تتضمن المهارات الاتصالية اللازمة لتسيير العمل الجماعي كتنظيم الاجتماعات، توزيع المهام، تقديرات الميزانية والتخطيط الإستراتيجي.
-المجموعة الثانية: تشمل المهارات المتعلقة بإدارة العلاقات بين الأفراد داخل الجماعة كتحديد القواعد التي تحكم تعامل الأفراد مع بعضهم البعض داخل الفريق.
وأشار مصطفى أحمد السيد إلى أن البناء الفعّال للعمل الجماعي الناجح يحتاج إلى ثلاث مقومات ومتطلبات أساسية هي:
- أن يضع قائد الفريق حدودا واضحة بشأن عضوية الفريق من حيث المسؤوليات والمهام والحقوق.
- يجب أن يتقبّل أعضاء الفريق المهمة الموكلة إليهم وأن يكون لديهم فهم مشترك عنها.
- يجب أن يحدّد قائد الفريق ويوضح السلوكيات المتوقعة من أعضائه في آدائهم، وأن يقرر ويحدد لهم بوضوح إذا كانوا مسؤولين عن تخطيط ومتابعة عملهم من عدمه.
1-2- شروط فريق العمل الجماعي الفعال:
حددها الباحث رضوان المحمود كمايلي:9( رضوان المحمود: العلاقات العامة في الإعلام، دار أسامة للنشر والتوزيع، عمان، 2010، ص256)
- اندماج الأهداف الشخصية وأهداف الفريق على نفس الدرجة من الأهمية، مع مراعاة عدم تشابكها، هذا إلى جانب الوضوح التام للأهداف في أذهان فريق العمل وتفهمهم لها.
- الوحدة والتماسك بين الفريق: حيث تسود العلاقة المتينة بين أفراد الفريق وتسهل الاتصالات الرسمية وغير الرسمية بينهم، ونتيجة لذلك ترتفع درجة الثقة بين أعضاء الفريق، ما يؤدي إلى التعبير عن الآراء والمشاعر دون حرج، وفي ظل هذا الجو تشبع حاجة الانتماء لدى الأشخاص المشاركين.
- سيادة جو من احترام وجهات النظر المختلفة أو المتعارضة بين أعضاء الفريق، بل واعتبار الاختلاف في الرأي من الإشارات الصحية بهدف الوصول إلى أفكار جديدة والبحث الدائم عن أرضية مشتركة.
- العمل في جو مريح قائم على مبدأ الإقناع بدلا من الإجبار كوسيلة للوصول إلى القرارات عن طريق المشاركة والمناقشة.
- التزام الجميع بتنفيذ القرارات المتفق عليها، والتزام المسؤولية الجماعية اتجاهها.
إذن يوفر العمل الجماعي بطبيعته فرصة سانحة للاستفادة من كافة المهارات والخبرات التي يمتلكها أو يتمتع بها الأفراد العاملون في المؤسسة والمشكّلون للجماعة، لا بشكل فردي ولكن بصورة جماعية، ويسهم في التنسيق بين هذه المهارات والقدرات بما يعزز قدرة المؤسسة على مواجهة التحديات التي يمكن أن تواجهها أثناء العمل بفضل تعزيز المهارات والخبرات الاتصالية لدى العاملين، حيث يمثل العمل الجماعي فرصة ملائمة لاستغلال الموارد البشرية المتاحة لدى المؤسسة بشكل أمثل وأكفأ.