المهارات الاتصالية للعمل الجماعي في المؤسسة

1. تعريف العمل الجماعي ،أهميته و خصائصه

1-1-    تعريف العمل الجماعي:

يعرّف على أنه أسلوب للتفاعل المباشر بين طرفين على الأقل يكونان متكافئين، ويشتركان إداريا في وضع القرارات أثناء عملها لتحقيق هدف مشترك. ¹(إبراهيم بن سعد أبو تيان: الإستشارة والعمل الجماعي، المفاهيم، الخصائص والمقومات، ط1، جامعة الإسكندرية، القاهرة، 2009، ص20)

ويعرّف أيضا بأنه تظافر الجهود لمجموعة من الأفراد لديهم مهارات مكمّلة، التزام ،هدف مشترك، وموقف واضح من خلال تحمّلهم المسؤولية بشكل متبادل. ²(كمال كاظم، طاهر الحسيني وآخرون: فرق العمل: مدخل مفاهيمي تكميلي، ط1، دار صفاء للنشر والتوزيع، عمان، 2013، ص ص 16-17)

إذن فالتفاعل الجماعي هو ذلك التفاعل الذي يحدث بين أفراد العمل، يبنى على أساس التعاون والاتفاق والتنسيق والتكامل فيما بينهم، وفق آليات اتصالية تسهّل العمل وتيسّره بما يكفل تحسين الأداء ويزيد من وتيرته لدى العاملين في المؤسسة.

1-2-    أهمية العمل الجماعي في المؤسسة:

تتجلى أهمية العمل الجماعي في المؤسسة فيما يلي:

-يوفّر العمل الجماعي فرصة للاستفادة من كافة المهارات والخبرات التي يمتلكها أعضاء فريق العمل بما يكفل تحقيق الأهداف المسطرة للمؤسسة.

-تحقيق التنسيق والتعاون والتكامل والفهم المشترك بين أعضاء الفريق أثناء آداء الأنشطة والمهام الموكلة لهم عن طريق تظافر الجهود. ³(صلاح الدين محمد عبد الباقي: السلوك التنظيمي الفعال في المنظمات، ط1، دار أسامة للنشر والتوزيع، عمان، 2011، ص80)

-يؤدي العمل الجماعي على المدى البعيد إلى تطوير قدرة الفرد على تحقيق أهداف المؤسسة والتصرف على نحو إيجابي، بما يتفق وأهداف المؤسسة خاصة في المواقف ذات الطابع الفجائي كالأزمات مثلا.

-تنمية روح الانتماء وخلق الرضا الوظيفي وكسب الولاء من خلال إتاحة المجال لإبداء الآراء والاقتراحات فيما بينهم بطريقة منظمة حول موضوع معين للوصول إلى قرارات صائبة وتكوين صورة ذهنية حسنة لدى أعضاء فرق العمل الجماعي نحو بعضهم البعض ونحو مؤسستهم.

-ربح الوقت والجهد في الوصول إلى النتائج المرغوبة وبأقل التكاليف الممكنة عن طريق التنظيم والرقابة، الالتزام والاحترام المتبادل والتواصل الفعّال.⁴( سلمى محمود جمعة: ديناميكية طريقة العمل مع الجماعات، ط1، المكتب الجامعي الحديث للنشر والتوزيع، الإسكندرية، 2008، ص90)

-كلّما كانت مهارات أفراد الجماعة على مستوى عال، زادت قدرة الجماعة على التحكم الذاتي في أعمالها وأنشطتها، وكان من السهل تفويض المسؤولية إلى مثل هذه الجماعات وتكليفهم بالمهمات اللازمة.

1-3-    خصائص العمل الجماعي في المؤسسة:

- الإدراك الواضح للهدف من وراء إنجاز العمل الجماعي.⁵( هايس نيكي: إدارة الفريق، الإستراتيجية الناجحة، ترجمة علي إبراهيم سرور، ط1، دار المريخ للنشر، الرياض، 2005، ص46)

-المعرفة ،القابلية ،والمهارات عن طريق تدفق المعلومات بالشكل الكافي فيما بينهم.

-التماسك بين أعضاء فرق العمل الجماعي والتعاون فيما بينهم.

-الرؤية المشتركة من خلال التوافق في الأهداف والمصالح الجماعية.

-الثقة المتبادلة بين أفراد العمل الجماعي مما يبعد الشكوك ويزرع الطمأنينة.

-المرونة والاستجابة للطلبات والأنشطة المتغيرة.

-التقييم أي أن فرق العمل الجماعي تختبر الوظائف الخاصة بها. ⁶(فاروق عبده وآخرون: السلوك التنظيمي في إدارة المؤسسات التعليمية، ط2، دار المسيرة للنشر والتوزيع، عمان، 2009، ص80)

-التفكير الإبداعي والخبرة والقدرة على إيجاد طرائق جديدة من أجل العمل كفريق.

-القرارات الجماعية والشعور بالانتماء الذي يضمن الأداء الجيد للمهام الموكلة.

-التركيز والالتزام في أداء المهام والتنفيذ المتقن.

2. مراحل و متطلبات العمل الجماعي في المؤسسة وشروطه

إن العمل الجماعي يتم بطريقة منظمة ومنسّقة وفق خطوات محدّدة ومنهجية تضمن السير الحسن للعمل وتخفّض من أعبائه، إذ تكون مكملة ومتمّمة للمرحلة التي تليها بما يكفل نجاحه، ويمكن أن نوجز مراحله فيما يلي: ⁷(جمال عبد المحسن الزيات: العمل وعلم الاجتماع المهني –الأسس النظرية والمنهجية، ط1، دار غريب للتوزيع، عمان، 2013، ص80)

أ‌-           التكوين وتشكيل الجماعات: وتعد أولى مراحل العمل الجماعي في المؤسسة، إذ يتم اختيار أعضاء فرق العمل على أسس عديدة كالاختصاص، الخبرة، الكفاءة والالتزام التي تعد من مقوماته الأساسية.

ب‌-       الاتفاق على أسس ومعايير محددة لسير العمل: تنطوي على وضع خطة وإستراتيجية تحدّد معالم العمل الكبرى بطريقة سيره وفق أجندة وجدولة زمنية تحدده من البداية إلى النهاية.

ت‌-       توزيع المهام والواجبات والأعباء بين الأفراد الذين ينتمون إلى الجماعة: في هذه المرحلة يتم تقسيم المسؤوليات والمهام والواجبات وتحديد الصلاحيات بين أفراد فريق العمل، وما يتوجب على كل واحد القيام به، وما عليه من مسؤولية، وهذا ما يمنع تداخلها وتشابكها من جهة، وضمان السير الحسن لآدائهم والوقوف على نقاط الضعف والحد من التجاوزات وتحقيق نتائج مرضية تخدم المؤسسة من جهة أخرى.

ث‌-       وضع مسؤول يشرف على الجماعة: وجود قائد يترأس فرق العمل بغية مراقبتهم وتقييمهم ويكون واسطة تربطهم بالإدارة.

ج‌-        تنفيذ العمل: وهي المرحلة الأخيرة من العمل الجماعي فبعد القيام بالمراحل سالفة الذكر تأتي مرحلة تنفيذه كمرحلة أخيرة تتمثل في مجملها مخرجات العمل الجماعي.

1-1-    متطلبات العمل الجماعي في المؤسسة:

إن العمل الجماعي ينبنى على أسس وقواعد ومتطلبات تتحكم في سيرورته لدى المؤسسة، ويمكن أن نوجزها في المجموعتين التاليتين:⁸( رضوان المحمود: العلاقات العامة في الإعلام، دار أسامة للنشر والتوزيع، عمان، 2010، ص215)

-المجموعة الأولى: تتضمن المهارات الاتصالية اللازمة لتسيير العمل الجماعي كتنظيم الاجتماعات، توزيع المهام، تقديرات الميزانية والتخطيط الإستراتيجي.

-المجموعة الثانية: تشمل المهارات المتعلقة بإدارة العلاقات بين الأفراد داخل الجماعة كتحديد القواعد التي تحكم تعامل الأفراد مع بعضهم البعض داخل الفريق.

وأشار مصطفى أحمد السيد إلى أن البناء الفعّال للعمل الجماعي الناجح يحتاج إلى ثلاث مقومات ومتطلبات أساسية هي:

-      أن يضع قائد الفريق حدودا واضحة بشأن عضوية الفريق من حيث المسؤوليات والمهام والحقوق.

-      يجب أن يتقبّل أعضاء الفريق المهمة الموكلة إليهم وأن يكون لديهم فهم مشترك عنها.

-      يجب أن يحدّد قائد الفريق ويوضح السلوكيات المتوقعة من أعضائه في آدائهم، وأن يقرر ويحدد لهم بوضوح إذا كانوا مسؤولين عن تخطيط ومتابعة عملهم من عدمه.

1-2-    شروط فريق العمل الجماعي الفعال:

حددها الباحث رضوان المحمود كمايلي:⁹( رضوان المحمود: العلاقات العامة في الإعلام، دار أسامة للنشر والتوزيع، عمان، 2010، ص256)

-      اندماج الأهداف الشخصية وأهداف الفريق على نفس الدرجة من الأهمية، مع مراعاة عدم تشابكها، هذا إلى جانب الوضوح التام للأهداف في أذهان فريق العمل وتفهمهم لها.

-      الوحدة والتماسك بين الفريق: حيث تسود العلاقة المتينة بين أفراد الفريق وتسهل الاتصالات الرسمية وغير الرسمية بينهم، ونتيجة لذلك ترتفع درجة الثقة بين أعضاء الفريق، ما يؤدي إلى التعبير عن الآراء والمشاعر دون حرج، وفي ظل هذا الجو تشبع حاجة الانتماء لدى الأشخاص المشاركين.

-      سيادة جو من احترام وجهات النظر المختلفة أو المتعارضة بين أعضاء الفريق، بل واعتبار الاختلاف في الرأي من الإشارات الصحية بهدف الوصول إلى أفكار جديدة والبحث الدائم عن أرضية مشتركة.

-      العمل في جو مريح قائم على مبدأ الإقناع بدلا من الإجبار كوسيلة للوصول إلى القرارات عن طريق المشاركة والمناقشة.

-      التزام الجميع بتنفيذ القرارات المتفق عليها، والتزام المسؤولية الجماعية اتجاهها.

  إذن يوفر العمل الجماعي بطبيعته فرصة سانحة للاستفادة من كافة المهارات والخبرات التي يمتلكها أو يتمتع بها الأفراد العاملون في المؤسسة والمشكّلون للجماعة، لا بشكل فردي ولكن بصورة جماعية، ويسهم في التنسيق بين هذه المهارات والقدرات بما يعزز قدرة المؤسسة على مواجهة التحديات التي يمكن أن تواجهها أثناء العمل بفضل تعزيز المهارات والخبرات الاتصالية لدى العاملين، حيث يمثل العمل الجماعي فرصة ملائمة لاستغلال الموارد البشرية المتاحة لدى المؤسسة بشكل أمثل وأكفأ.

3. أهم مهارات الاتصال الفعال

يضم هذا الفيديو أهم العناصر المتعلقة بأهم مهارات الاتصال الفعال أنظر إلى هذا الفيديو