تنظيم وتسيير أنظمة ا ...

1- الأرشيف:

تحتفظ الأرشيفات بسجلات ذات قيمة باقية توثق أنشطة مؤسسة أوشخصية تراكمت عبر السنين، أو على مدار حياة هذه الشخصيات، وعادة ما تتألف السجلات المؤسسية من أنواع كثيرة كاتقارير السنوية، المراسلات، ملفات الموظفين وما شابه، كما تتألف السجلات الشخصية من المراسلات والمخطوطات والأوراق الشخصية، وربما من مجموعات الذكريات أو دفاتر القصاصات، وعلى الرغم من أن المواد الأرشيفية عادة ما ينظر إليها على أنها مواد قديمة، إلا أن ذلك ليس صحيحا في جميع الأحوال، كما أن المواد الأرشيفية ليست مطبوعة فقط بل قد تكون في صيغ أخرى[1] وتنشأ مراكز الأرشيف على مستوى مختلف المؤسسات (اقتصادية، إدارية، ثقافية، حكومية، خاصة...) ويختلف حجمها وتسميتها من مؤسسة لأخرى، فقد تكون عبارة مكتب لتسيير الوثائق الأرشيفية أو مصلحة، وغالبا ما نجد مركزا وطنيا لحفظ ذاكرة البلد يطلق عليه تسمية الأرشيف الوطني، مركز المحفوظات الوطنية، كما يمكن أن تكون له فروع في كامل أنحاء الدولة، وتكون مهمة هذه المؤسسات حفظ الوثائق الأرشيفية التي لها أهمية في اثبات الحقوق هند النزاعات، أهمية علمية، أو تاريخية، هذه المراكز لها مهمة حفظ وتنظيم وإتاحة الوثائق الأرشيفية للاطلاع حسب التنظيم المعمول به.

2- تاريخ الأرشيف:

     بدأ الأرشيف في البداية من مادة الصلصال ثم تطور إلى ورق البردي وبعدها إلى الرق ثم إلى الورق المخطوط ثم إلى الورق المطبوع ثم إلى الميكروفورم أو المصغرات الفلمية (الميكروفيلم والميكروفيش) ثم إلى القرص المرن disquette ليصل اليوم إلى القرص الضوئي CD / DVD . وهو عاشر شكل من الأشكال الأرشيفية.
ولقد اكتشفت الأبحاث الأركيولوجية سنة 1933 بمنطقة تل الحريري بسوريا لوحات تضم 25 ألف لائحة في مخازن لحفظ الأرشيف في قصر ملوك " ماري " يعود تاريخها إلى القرن 31 ق.م, وفي سوريا أيضا أكتشف قرب منطقة اللاذقية أرشيف مملكة " أوقاريت " ( رأس شمرا) الذي يعود إلى القرنين 13 و14 ق.م, ويضم عقود و اتفاقيات وأوامر ملكية, وفي نفس المنطقة فقد أكتشف لوحات أرشيفية بقصر " آشور بانيبال " التي يعود تاريخها إلى القرن 7 ق.م.
أما في العراق فقد تم اكتشاف قانون حامورابي مؤسس دولة بابل ( 1792/1750 ق.م ) والذي يحفظ اليوم في متحف " اللوفر " بفرنسا، بحكم العوامل الاستعمارية القديمة.

    لما قامت الثورة الفرنسية في القرن الثامن عشر، ظهر لأول مرة مصطلح الأرشيف الوطني كان ذلك سنة 1790، قبل ذلك كان يسمى بأرشيف المجلس الفرنسي. وقد عين أول أرشيفي سنة 1793 ثم ظهر أول نظام للأرشيف الوطني الفرنسي سنة 1794, لينشر هذا النظام المتعلق بالأرشيفات الوطنية بأوربا ثم بروسيا مع لينين سنة 1918 وبأمريكا سنة 1934. أما بالدول العربية فقد كانت نظم أرشيفاتها متأخرة أي بعد استقلالها أو ما بعد. فتونس مثلا صدر أول قانون منظم للأرشيف سنة 1988.
ومع هذا التطور التشريعي للأرشيف، ظهرت أول هيئة دولية منظمة للقطاع هو المجلس الدولي للأرشيف سنة 1948 أي بعد الحرب العالمية الثانية التي تسببت في مشروع جديد للأرشيف بتدفق الوثائق والأرشيف خاصة العسكري

3- نظرية الأعمار الثلاثة:
مع ظهور الأرشيف الوسيط بأمريكا، أصدر العالم " تشالينبيرغ Tchelingbirg" أول كتاب أظهر فيه فلسفة لحفظ الأرشيف سماها نظرية الأعمار الثلاثة... وقد قسم عمر الأرشيف إلى ثلاثة فترات زمنية وقد ظل العمل بهذه النظرية منذ منتصف القرن العشرين إلى اليوم، رغم أن نموذجا كنديا يطرح عمرا رابعا للوثيقة ظهر ملارا في تسيير وتنظيم الأرشيف. وهذي الأعمار هي:

1-3- العمر الأول (الأرشيف الجاري):

يتضمن الأرشيف الذي يقل فيه عمر الوثائق عن 5 سنوات، ويحفظ في الأرشيف في الإدارات (مكان انتاج الوثائق) للاستعمال الدائم كأرشيف جاري

يعرف هذا الجزء من الأرشيف بأنه  عبارة عن: " وثائق السنة الجارية أو الخاصة بالسنوات الثلاث أو الأربع الماضية والتي تحتاجها الادراة في إطار نشاطها اليومي ويجب أن تحفظ هذه الوثائق في محلات المصالح المنتجة لها'‘ و تشهد المرحلة الأولى لتكوين الأرشيف استعمالا واسعا سواء للمطالعة أو لإضافة معلومات مكملة وفي هذه الفترة قد تتعرض الملفات إلى إهمال يترتب عنه تلف الوثيقة أو ضياعها لذا بجب اتخاذ إجراءات وتدابير للحفاظ عليها.

2-3- العمر الثاني (الأرشيف الوسيط):

وهو الذي يكون فيه عمر الوثائق بين 5 سنوات و15 سنة ويحفظ في مركز للحفظ المؤقت كأرشيف وسيط للاستعمال المناسباتي "ويتكون من الوثائق التي فاقت مدة وجودها 5سنوات والتي يجري الاطلاع عليها من حين لأخر ويمكن حفظها في محل معد خصيصا لهذا النوع من الأرشيف ويتم دفعه إلى مصلحة الأرشيف في المؤسسة ” (مصلحة الحفظ المؤقت)

3-3- العمر الثالث ( الأرشيف التاريخي):

الأرشيف الذي مضى على إنتاجه الـ15 سنة ''يتكون من الوثائق التي تفوق مدة وجودها 15سنة والتي أصبحت غير ضرورية لتسيير شؤون المصالح ويتم دفعها إلزاميا إلى مصلحة الأرشيف الوطني ''

4- الوصف الأرشيفي:

هو مجموع العمليات والمهام التي يقوم بها الأرشيفي بهدف وضع وسائل البحث والتي تساعد الباحث في الوصول إلى المصادر الأرشيفية المختلفة  وهو يتكون من 6حقول

5- وسائل البحث:

   وهي تلك القوائم التي تعرف الباحثين بالمحتوى الكلي للمركز من أرصدة مختلفة من حيث الشكل إنها تشبه مثيلاتها في المكتبات ولكنها تختلف عنها من حيث المضمون والمحتوى وهذا راجع إلى نوعية أو طبيعة المادة التي تتناولها إن وسائل البحث في الأرشيف تتعرض إلى عدد الوثائق ،نوعيتها ،مصدرها ،طبيعتها بالإضافة إلى تحليل محتواها.

6- الاطلاع على الأرشيف:

      يتم فتح الأرشيف العمومي للإطلاع بحرية و مجانا بعد 25 سنة من إنتاجه. غير أنه و من أجل حماية السيادة الوطنية، و النظـام العـام و شـرف العائـلات فإن الإطلاع على بعض الوثائق لا يتم إلا بعد انقضاء الأجل المحدد على النحو التالي :

- 50 سنة ابتداء من اختتام القضايا المطروحة أمام القضاء و ليسـت لهـا صلـة بالحياة الخاصة للأفراد.

- 60 سنة ابتداء من تاريخ السند، بالنسبة للوثائـق التـي تهـم أمـن الدولـة، أو الدفـاع الوطني، و ستحدد قائمة هذه الوثائق عن طريق التنظيم.

- 100 سنة ابتداء من تاريخ ميلاد الشخص، بالنسبة للوثائق التي تحتـوي علـى معلومات فردية ذات طابع طبي لا سيما الملفات الـتي تخـص حيـاة الأفـراد الخاصة.

    * يتم الإطلاع على الأرشيف العمومي الذي يكون بطبيعته في متناول العامة دون أجل محدد.

 تعرفوا من خلال  هذا الفيديو على معلومات مفيدة حول الأرشيف الوطني الجزائري