مدخل إلى مجتمع المعل ...

إننا نعيش عصر أقل ما يقال عنه بأنه عصر ثورة المعلومات، فلقد أصبحت للمعلومات أهمية بالغة في حياتنا المعاصرة لارتباطها بمختلف جوانب الحياة، لتغدوا بذلك ركيزة نشاط الإنسان الاقتصادي والاجتماعي، الثقافي، والسياسي..، فالمعلومات كما يراها العالم البريطاني جون نسليت John Naislitt بأنها المورد الاستراتيجي في مجتمع اليوم لا رأس المال فقط، فإنتاج المعرفة أصبح مفتاح الإنتاجية والمنافسة، والانجاز الاقتصادي، ويؤكد هذه أهمية أدوات استرجاع المعلومات بمواقع الويب للاستجابة لاحتياجات المستفيدين وتحقيق تطلعاتهم.¹⁷

ولكي تصبح المعلومات ذات قيمة يجب أن تتوافر مجموعة من الخصائص الأساسية، يمكن توضيح أهم تلك الخصائص فيما يلي:¹⁸

الشكل رقم 02: خصائص المعلومات 

-  الملاءمة:

تعتبر الملاءمة المعيار الأصلي لقيمة المعلومات، حيث تتلاءم المعلومات مع الغرض الذي أعدت من أجله، ويمكن الحكم على مدى الملاءمة أو عدمها، بكيفية تأثير هذه الأخيرة على سلوك مستخدميها، وهناك عوامل أخرى تؤثر على درجة ملاءمة المعلومات، حيث أن تقرير مستوى الملاءمة يتوقف في جانب آخر على حدود الإدراك،  (cognitive limits) لمتخذ القرار.

- السهولة والوضوح:

وهو أن تعطي المعلومات المعنى المراد دون لبس أو إبهام، أي أن تكون واضحة وخالية من الغموض، 

ومتناسقة ومتكاملة مع بعضها دون وجود تعارض أو تناقض، وأن تقدم للمستفيدين بالصورة التي تفي باحتياجاتهم وتساعد في اتخاذ القرارات.

-  الموضوعية:

وهو أن تتصف المعلومات بعدم التحيز، وإمكانية التحقق من سلامتها وصحتها وسلامة مضمونها، 

ويتطلب الأمر للوصول إلى الموضوعية، توافر ثلاث خصائص

¨  أولا: إمكانية التحقق (verifiability) : ويقصد بذلك توفر مستندات دالة على صحة المعلومات وإمكانية الرجوع لهذه المستندات بشكل منظم، للتحقق من صحة هذه المعلومات في أي وقت.

¨  ثانيا: صدق التعبير (representational fair fullness) : ويقصد بذلك أن المعلومات يجب أن تعتبر بشكل صادق على مضمونها .

¨   ثالثا: الحياد (neutrality):بمعنى أعداد المعلومات بشكل محايد، وليس بغرض إظهارها بشكل يتلاءم مع أحد الأطراف المستخدمة للمعلومات..

-   الشمول:

بمعنى أن تكون المعلومات المقدمة معلومات كاملة، تغطي كافة جوانب اهتمامات مستخدمها وبشكل مختصر ودقيق يغطي كافة جوانب الموضوع، أو جوانب المشكلة المراد أن يتخذ بشأنها قرار، كما يجب أن تكون هذه المعلومات في شكلها النهائي، بمعنى أن لا يضطر مستخدمها إلى إجراء بعض عمليات التشغيل الإضافية حتى يحصل على معلومات مطلوبة.

-  الصحة والدقة:

يقصد بالمعلومات الصحيحة أن تكون معلومات حقيقية عن الشيء الذي تعبر عنه، ودقيقة، بمعنى عدم وجود أخطاء أثناء إنتاج، وتجميع وتقرير عن هذه المعلومات، فالمعلومات غير الصحيحة، وغير الدقيقة ستعطي نتائج عكسية أي ستكون معلومات ضارة غير مفيدة، حتى ولو كانت ملائمة، ووقتية ومفهومة لمستخدمها.

-  الوقتية:

بمعنى تقديم المعلومات في الوقت المناسب، بحيث تكون متوافرة وقت الحاجة إليها حتى تكون مفيدة ومؤثرة، وبطبيعة الحال، لن تكون للمعلومات المقدّمة لمتخذ القرارات متأخرة جدا عن موعدها، أيّ قيمة أو تأثير على سلوكه مهما كانت درجة أهميتها، وحيويتها لهذا القرار.

-  القبول:

بمعنى أن تقدم المعلومات في الصورة، أو بالوسيلة التي يقبلها مستخدم هذه المعلومات، من حيث الشكل ومن حيث المضمون، فمن حيث الشكل، يمكن أن تكون المعلومات في شكل تقرير مكتوب بلغة سهلة وواضحة ومفهومة، أو في شكل جداول، أو إحصائيات، أو رسومات بيانية، وما إلى ذلك. أما من حيث المضمون فيتعلق بدرجة التفاصيل المطلوبة، فلا تكون مختصرة في أكثر من اللازم، مما قد يفقدها معناها، ولا تكون مفصلة بأكثر من اللازم، مما قد يؤدي إلى سرعة ملل المستخدم، وبالتالي عدم قدرته على التركيز 

للحصول على المعلومة المطلوبة.

يرى جيسفور GESSFORT أن المعلومات يجب أن يتوفر لها شرطان أساسيان فقط أولاهما: أن تكون جديدة والثانيــة: أن تحتوي على خبر معين، إلا أنه من الملاحظ أن الشرط الثاني محتوى في الشرط الأول فلا
يمكن للمعلومات أن تحـوي الخبر ما لم تكن جديدة بالنسبة للمتلقي، ويجب أن يكون الخبر الذي تحمله المعلومة ملائما لاحتياجات متخذ القرار.

كما أكد بيرشاند وقراميسكي BURCHAND-GRUDMISKI أهمية الخصائص الثلاثة للمعلومات المتمثلة في الدقة والتوقيت والملاءمة، وذلك في أي نوع من المعلومات الإدارية، بل اعتبر هذان الكاتبان أن تلك الخصائص إنما هي محددات الجودة في المعلومات . وهناك بعض الباحثين يلخص خصائص المعلومات
في النقاط التالية:الصحة، الشمول، الإيجاز، الدقة، الاكتمال.