وظيفة الرقابة
تمهيد: تعتبر وظيفة الرقابة الحلقة الأخيرة في ممارسة العملية الإدارية، وبما يتحقق الربط بين الخطط ونتائج التنفيذ أي الأهداف، وإذا كنا نقول إن الرقابة هي الحلقة الأخيرة هي العملية الإدارية فإن هدا لا يعني أن الرقابة لا تتم إلا بعد الانتهاء من تنفيذ الأعمال والقيام بالوظائف الإدارية.
1- مفهوم الرقابة: وجوهر وظيفة الرقابة هي مقارنة نتائج التنفيذ بالأهداف والخطط المحددة مسبقا. ولذلك فإن نشاط الرقابة يدور حول قياس الأداء ومعرفة نتائج التنفيذ، وممارسة وظائف الإدارة من تخطيط وتنظيم وتوجيه، وذلك للتأكد من تطبيق السياسات والالتزام بالقواعد والإجراءات والوقوف على مدى كفاءة القيادات الإدارية في ممارسة هذه الوظائف. والتأكد من مدى مسايرتها للأهداف والخطط الموضوعة، ومن هذا يتضح أن وظيفة الرقابة لا يمكن أن تتم بمعزل عن وظيفة التخطيط، فما لم تكن هناك خطط وأهداف محددة لن تكون هناك رقابة. كما تساعد الإدارة في وضع الخطط على أسس سليمة. وتقع مسؤولية الرقابة على عاتق كل مدير أو رئيس عمل بدءا بالمستويات الإدارية العليا حتى أدنى هذه المستويات. ويقوم المدير بهذه الوظيفة بشكل مستمر أي عند وضع الخطط، وأثناء وبعد تنفيذ الأعمال حتى يسهل اكتشاف الأخطاء حال وقوعها والعمل على علاجها. حيث يقوم المدير بوضع معايير لأداء العاملين واستخدام عناصر الإنتاج الأخرى، تعتبر بمثابة أدوات لقياس نتائج التنفيذ. ومعرفة النتائج الفعلية، ومقارنتها بالمعايير الموضوعة، ومن ثم اكتشاف الانحرافات عنها إن وجدت والعمل على تصحيحها وتفادي وقوعها في المستقبل. والرقابة لا تقتصر على الأحداث الماضية، وذلك بمعرفة ما تم تنفيذه من أعمال والوقوف على الأخطاء وأسبابها وتحديد المسؤولية عنها، ومن ثم مكافأة المجدين ومحاسبة المسؤولين عن التقصير. وإنما تهتم كذلك بالناحية المستقبلية لتبصير الإدارة بما قد يحدث من أخطاء في المستقبل، واتخاذ الاحتياطات المناسبة لتفادي وقوعها. وهي تنطبق على كافة وظائف المنظمة من إنتاج، وتسويق، وتمويل، وشراء وتخزين...إلخ (إبراهيم احمد، 2000).
وتختلف درجة ممارسة الرقابة باختلاف المستويات الإدارية، فرجل الإدارة العليا يمارس الرقابة للتأكد من تحقيق الأهداف العامة وتطبيق السياسات في المنظمة، بينما يقوم رئيس العمل المباشر بمراقبة أعمال التنفيذ اليومية. كما تختلف باختلاف نوعية النشاط وأهميته في تحقيق الأهداف، وعلى ذلك فممارسة الرقابة لا تعني بالضرورة مراقبة كل صغيرة وكبيرة في المنظمة حيث إن للرقابة حدودها وأعباءها.
2- أهمية الرقابة: تأتي أهمية الرقابة من تحقيقها للأهداف:
- اكتشاف المشكلات التي تعترض سير العمل، والتعرف على أخطاء التنفيذ عند حدوثها.
- حماية ممتلكات المنظمة وحسن استخدام عنصر الإنتاج مما يؤدي إلى زيادة كفاءتها الإنتاجية، ومن ثم خفض التكاليف.
- مراجعة الأهداف وتعديلها، وتصحيح الخطط، وتحسين المعايير الموضوعية.
- إمكانية تحقيق التنسيق بين الإدارات المختلفة، والأنشطة التي تقوم بها مما يعمل على تنمية التعاون بين هذه الإدارات، وتفادي تعطيل الأعمال.
- شعور العاملين بإخضاع أدائهم للرقابة يعمل على تنمية الرقابة الذاتية، مما يدفعهم إلى بذل الجهود لتحقيق مستويات الأداء المقررة والعمل على تحسينها.
- التأكد من تطبيق القوانين والنظم المعمول بها، ومراعاة القواعد المقررة لسير الأعمال بما يحقق الانسجام بينهما، واكتساب احترام الجميع لها.
- تحديد وحماية حقوق الأطراف المعنية بهدف تحقيق العدالة في أداء الخدمات والوفاء بالالتزامات.
- تقييم كفاءة القيادات الإدارية وجميع العاملين مما يساعد على تنميتهم ورفع مهاراتهم.
- تطوير وتحسين طرق العمل، وتبسيط الإجراءات، ومن ثم تحقيق السرعة في إنجاز الأعمال.
- إعادة التنظيم (صقر، 1979).
3- خطوات الرقابة: تقتضي وظيفة الرقابة على المدير أن يتأكد من أن المرؤوسين على دراية تامة بالخطط والأهداف المحددة لهم، وأن كلا منهم يعرف، ما هو مطلوب منه من أعمال، وأنه قد توافرت لهم متطلبات القيام بها من سلطات وأدوات.
- وضع المقاييس وتحديد المعايير: يسعى المدير في هذه المرحلة للإجابة على سؤال ما هي النتائج المطلوب تحقيقها، أو الأهداف التي ينبغي الوصول إليها، فوضع المقاييس أو تحديد المعايير يعني ضرورة تحديد الأهداف، وهي بذلك تعتبر أدوات لقياس نتائج الأعمال. لان الرقابة تهتم بالمستقبل وليست مجرد وظيفة تهتم بالماضي لمعرفة ما تم من أعمال.
- قياس أداء العمل الفعلي: وفيها يتم تحديد ما تم من إنجازات، كتحديد الكميات المنتجة، وقياس ساعات العمل. ومن الضروري أن يتم قياس الأداء الفعلي على أساس المعايير السابق تحديدها. ويتطلب الأمر التخطيط المسبق لها حتى يتسنى لها إجراء المقارنات واتخاذ الإجراءات المناسبة.
- إجراءات المقارنة بين الأداء الفعلي والمقاييس الموضوعة: يتم دراسة العلاقة بين الأداء الفعلي والمعايير الموضوعة، فإذا لم تكن هناك انحرافات بين النتائج الفعلية وما هو محدد مسبقا تنتهي عندئذ عملية الرقابة ويستمر العمل، أما إذا تبين أن هناك انحرافات في التنفيذ عما هو مقرر، فعلى الإدارة أن تحدد حجم هذه الانحرافات، ومن المسؤول عنها، وأين ومتى حدثت، وما هي الأسباب التي أدت إلى ظهورها، وأن تتعرف على مدى استمرار حدوثها في المستقبل والتنبؤ بما قد يحدث من مشكلات حتى يتسنى لها اتخاذ الإجراءات الوقائية.
- تصحيح الانحرافات أو الأخطاء: بعد أن يتم وضع المعايير ويتم قياس الأداء والوقوف على الانحرافات، تأتي عملية تصحيح الانحرافات.وكلما أمكن التعرف على الانحرافات في وقت مبكر كلما ساعد ذلك على اتخاذ الإجراءات المناسبة قبل أن تتفاقم. ومن الإجراءات التي قد تتخذها الإدارة لتصحيح الانحرافات:
- تعديل طرق وظروف العمل.
- تدريب العاملين لرفع مهاراتهم.
- تعديل الخطط، وإعادة النظر في المقاييس والأهداف الموضوعة.
4- مبادئ الرقابة: هناك مجموعة من المبادئ التي يجب أن تراعيها الإدارة وهي:
- مبدأ تخطيط نقاط الرقابة الإستراتيجية: يقتضي نظام الرقابة الفعال أن تولي الإدارة اهتماما خاصا بالأنشطة والعمليات الرئيسية في المنظمة، ذلك لأن الأخطاء التي تقع في هذه الأنشطة كثيرا ما تحمل المنظمة خسائر فادحة. أما محاولة الإدارة لإخضاع كل صغيرة لعملية الرقابة فسوف يكبد المنظمة وقتا وجهدا وتكاليف لا تتناسب مع الفائدة التي تحققها من ذلك.
- مبدأ مراعاة طبيعة النشاط: لكل نشاط في المنظمة طبيعته الخاصة، لذلك يجب وضع نظام الرقابة الذي يتناسب مع كل نشاط على حدة، ولما كانت هذه الأنشطة تختلف في حجمها وأهميتها من منظمة لأخرى، فسوف يختلف بالتالي نظام الرقابة على النشاط الواحد بين المنظمات، ومن ثم فإن نظام الرقابة في منظمة كبيرة لا يصلح للرقابة على النشاط ذاته في منظمة صغيرة، بل التنبؤ بما قد يحدث من أخطاء. كما يجب أن يساعد النظام على تحديد حجم الانحرافات، وأماكن حدوثها، والمسؤولية عنها، حتى تستطيع الإدارة أن تتخذ الإجراءات العلاجية المناسبة.
- مبدأ البساطة والوضوح: يجب أن يتسم نظام الرقابة بالبساطة والوضوح، فكلما كان النظام بسيطا وبعيدا عن التعقيد، كلما ساعد ذلك على سهولة تطبيقه وتفهمه من جانب القائمين بالرقابة.
- مبدأ السرعة في نقل تقارير الرقابة: لا يقتصر نظام الرقابة على مجرد اكتشاف الانحرافات أو الأخطاء وإنما يجب إبلاغ المسؤولين من خلال تقارير الرقابة على وجه السرعة حتى يمكن إصلاح الأخطاء قبل تفاقمها.
- مبدأ مرونة النظام: مدى استجابته للظروف المتغيرة، فمرونة النظام هي قدرته على مواجهة التغيرات بما في ذلك احتمالات فشل النظام في أداء وظيفته، فإذا ما تم وضع نظام الرقابة ليتمشى مع خطة معينة، ثم حدثت ظروف حالت دون تحقيق الخطة بمستواها المحدد فإن نظام الرقابة يجب أن يستجيب للتغيير في الخطة حتى يحتفظ بفاعليته (المنيف، 1980).
- مبدأ الاقتصاد في التكاليف: نشاط الرقابة يتطلب توافر الأفراد والإمكانيات اللازمة للقيام به، وفي سبيل ذلك تتحمل المنظمة الكثير من التكاليف، ولذلك يلزم أن تحقق عائدا أو منفعة تفوق التكاليف، أما إذا أدى نظام الرقابة إلى زيادة التكاليف عما هو مقرر أصبحت الرقابة في حد ذاتها عبئا على المنظمة، وبذلك تكون قد فشلت في ممارسة إحدى الوظائف الإدارية الهامة.
- مراعاة الجانب الإنساني: عند وضع نظام الرقابة لابد من مراعاة أثر هذا النظام على الأفراد وعلى حالتهم النفسية، فالأفراد الذين يفضلون العمل بحرية والذين يتمتعون بقدرة على الابتكار والتخيل يصعب عليهم تقبل نظم الرقابة الصارمة التي تحد من حريتهم في التصرف في العمل. كما أن نظام الرقابة الذي يعتمد على استخدام العنصر البشري لابد وأن يراعي قدرات ومهارات العاملين به، ومن ثم ضرورة تدريبهم عليه (علاقي، 1980).
5- أدوات الرقابة: يستعين المدير في ممارسته لوظيفة الرقابة بعدد من الأدوات، من أهمها:
1- الموازنة التخطيطية: الموازنة التخطيطية أو الميزانية التقديرية إحدى الخطط التي تنتج عن ممارسة الإدارة لوظيفة التخطيط، كما إنها تعتبر إحدى أدوات الرقابة نظرا لأن الأرقام بها تمثل المعايير الرقابية التي يلزم الوصول إليها، وتتكون الموازنة التخطيطية العامة من عدة موازنات فرعية من بينها:
- الموازنة التخطيطية للمبيعات، وتشمل على تقديرات لحجم المبيعات المتوقعة من مختلف السلع التي تتعامل فيها المنظمة، وتقسيم هذه المبيعات تبعا لمناطق التوزيع، ورجال البيع.
- الموازنة التخطيطية للإنتاج، وتتضمن تقديرات لكميات الإنتاج من السلع المختلفة، وتقديرات للاحتياجات من المواد ومستلزمات الإنتاج من الأيدي العاملة، والآلات والخدمات الأخرى.
- الموازنة المالية، وتشتمل على تقديرات الإيرادات ومصروفات المنظمة، ويمثل الفرق بين الإيرادات والمصروفات الفائض أو العجز الذي تحققه المنظمة وهو يعكس مدى نجاحها في تحقيق أهدافها.
2- خرائط جانت: ابتكر هنري جانت سنة (1917) عددا من الخرائط التي تستخدم في تخطيط الأعمال ومراقبة تنفيذها. توضح العلاقة بين الأنشطة المختلفة اللازمة لأداء عمل معين، وبين وقت التنفيذ في شكل أعمدة أو خطوط متصلة، ويوضح المحور الأفقي في الخريطة الوقت محددا بالأشهر أو الأيام أو الساعات، بينما يوضح المحور الرأسي الأنشطة أو العمليات المطلوب تنفيذها، وتمثل الخطوط الوقت المحدد للانتهاء من كل عملية، والوقت المستغرق في تنفيذها (علاقي، 1980).
الوظائف الإدارية المستحدثة: ومنها ما يلي:
- وظيفة اتخاذ القرارات :فعل يختاره الفرد بوصفه أنسب وسيلة متاحة لإنجاز الأهداف التي يتبعها من أجل حل المشاكل التي تشغله ويتداخل القرار مع التنفيذ، فقرار ما يمكنه أن يغير الاتجاه الحالي للتنفيذ، وقد يصدر القرار أيضا لتثبيت وضع قائم منفذ أو لتصحيحه.
- وظيفة الاتصال: يعرف الاتصال بأنه تلك العملية الديناميكية التي يؤثر فيها شخص سواء كان عن قصد أو عن غير قصد على مدركات شخص آخر أو آخرين من خلال مواد ووسائل مستخدمة بشكل وطرق رمزية.
- وظيفة المتابعة والتقويم: العملية التي يتم من خلالها الإشراف على تنفيذ ما تم التخطيط والتنظيم له، والتأكد من تنفيذ الأهداف حسب الخطة المرسومة. أما التقويم هو تلك الإجراءات التي تقاس بها كفاءة العاملين في تحقيق الأهداف المرسومة.
- القيادة والتحكم: وهي قيادة المدير للمرؤوسين في نطاق الوحدة وتحفيز جهود موظفيه نحو العمل.
- التنسيق: ويعني به تحقيق الانسجام بين كافة الأقسام الأساسية والفرعية ورفع الروح المعنوية.
المهام الثانوية ومنها:
- العمل بروح الفريق: هذه الوظيفة تتضمن اختيار الموظفين وتدريبهم وتطوير مهاراتهم، كما تتضمن تقييم أداء هؤلاء الموظفين، ويحقق العمل بروح الفريق فائدتين أساسيتين هما:
- أنه من المرجح أن يكون الناتج أكثر تقنية.
- من المرجح أن يقبل أعضاء الفريق التغييرات التي ساهموا في اقتراح إدخالها ويؤيدونها (الطويل، 1999).
وفي سبيل ذلك تقوم المنظمات بعدد من الوظائف أو الأنشطة التي تختلف باختلاف المجال الذي تعمل فيه، ويمكن تحديد هذه الوظائف فيما يلي:
- الوظائف الإنتاجية أو الفنية: وهي تتضمن مجموعة العمليات التي يتم بها إنتاج السلع سواء كانت زراعية أم صناعية.وهي تشتمل على العمليات الفنية اللازمة لإنتاج السلع مثل تصميم السلع، ووضع مواصفات المواد. وتشكيلها، وتشغيل الآلات وصيانتها.
- الوظيفة التسويقية أو التجارية: وهي تعتبر الوظيفة الرئيسية في المنظمات التجارية كما انه تتساوى مع الوظيفة الإنتاجية في المنظمات الصناعية، وتتمثل هذه الوظيفة في العمليات الخاصة بإيصال السلع والخدمات إلى مستهلكيها، والعمل على فتح أسواق جديدة والتوزيع لمبيعاتها.
- وظيفة الأفراد (الموارد البشرية): وتختص بالعمليات الخاصة بتوفير الأيدي العامة في المنظمة عن طريق اختيارهم بإتباع الطرق السلمية، وتدريبهم، والعمل على إشباع حاجاتهم المادية والنفسية، كما تقوم بالأعمال التنفيذية اللازمة لهذه الوظيفة من صرف المرتبات وتقديم المزايا الأخرى، وتوقيع الجزاءات ومنح الإجازات وندب الموظفين وإعارتهم وإنهاء خدماتهم وتسوية استحقاقاتهم.
- الوظيفة المالية: يترتب على قيام المنظمة بالوظائف السابقة أن تقوم بإنفاق الأموال، وتلقي الأموال من مصادر متعددة لعل أهمها تلك التي ترد إليها من مبيعاتها في السوق. ويقتضي الأمر وجود نشاط يختص بإدارة أموال المنظمة من حيث تخطيط الاحتياجات منها، وتدبيرها من المصادر المختلفة، وتوزيعها على مجالات الاستخدام المناسبة لتحقيق أفضل عائد منها.
- الوظيفة المحاسبية: لما كانت العمليات المختلفة التي تقوم بها المنظمة يترتب بها حقوق والتزامات مالية، فيقتضي الأمر قيد هذه العمليات بالطريقة التي توضح حقوق والتزامات الأطراف المختلفة. كما تشمل هذه الوظيفة تصوير المركز المالي للمنظمة ومعرفة نتائج أعمالها، والعمل على حماية ممتلكاتها.
وإذا كانت الوظائف الخمس السابقة تمثل الوظائف الرئيسية للمنظمة إلا أن هناك بعض الوظائف الأخرى المعاونة والتي تساعدها في تحقيق أهدافها، والوظيفة المكتبية، ومع ذلك تختلف وظائف المنظمة باختلاف الأهداف التي تسعى إليها، وباختلاف المجالات التي تعمل فيها. للقيام بكل وظيفة من وظائف المنظمة لابد من إتباع الطريقة العلمية في الإدارة، ومن ثم الوظائف الإدارية من تخطيط وتنظيم، وتوجيه ورقابة. ووظائف المنظمة تختلف من منظمة لأخرى، بينما تبقى وظائف الإدارة ثابتة، وتوجد في كل منظمة من المنظمات مهما اختلفت في أهدافها أو مجالات نشاطها أو في مكان عملها. كما أن وظائف الإدارة تمارس داخل كل وظيفة من وظائف المنظمة،ومن ثم تكون إدارة للإنتاج وإدارة للتسويق، وإدارة لشؤون العاملين، وإدارة مالية، وإدارة للحسابات، وهذا يؤكد أن الإدارة نشاط يتسم بالعمومية والشمول (درويش، وتكلا، 1980).