التخطيط التربوي - عل ...

     الإدارة كعملية ادائية علمية تتكون من عدة وظائف يقوم بها المدير وهي:

1- وظيفة التخطيط الإداري: يعتبر التخطيط الوظيفة الإدارية الأولى للمدير، فهو يسبق في أهميته ومكانته وظيفة التنظيم والتوجيه والرقابة. إذ أن جميع هذه الوظائف تعتمد في بنائها وتركيبها على نتائج التخطيط وما يحمله من أهداف وسياسات وبرامج يراد تنفيذها خلال فترة زمنية مقبلة.

ويلعب التخطيط دورا بارزا وحيويا في حياة المشروعات سواء كانت تلك التي تنشدها الدولة بغرض تأمين الحياة السعيدة لمواطنيها وإقامة خطط اقتصادية واجتماعية طموحة أو تلك التي تنشدها المشروعات الخاصة بهدف تحقيق عائد مادي من وراء هذه الخطط والبرامج التنموية (عليوة، 1995).

والتخطيط يعتبر بمثابة جسر يربط الحاضر بالمستقبل أي أن ما يتم إقراره من نشاطات حاضرة إنما يراد الحصول على نتائجها في المستقبل.كما يلعب التخطيط دورا في حياتنا كأفراد، فنحن نخطط لمعرفة ماذا سنعمل غدا وكيف نعمله. وما هو الوقت اللازم للبدء فيه والانتهاء منه. ومن سيكون مسؤولا عن تنفيذه. وغير ذلك من علامات الاستفهام التي تبقى حائرة في أذهاننا وتحتاج إلى إجابات واضحة وصريحة لها لتحدد مسيرتنا في المستقبل.

1- تعريف التخطيط الإداري: وردت عدة تعريفات للتخطيط الإداري، وبالرغم من تعدد وتباين هذه التعريفات إلا أنها تتفق جميعها في أن التخطيط يتضمن نظرة مستقبلية من خلال مجموعة من الأهداف واختيار بديل من بين مجموعة من البدائل المتاحة لتحقيق هذه الأهداف في المستقبل.

فهو جسر يربط الحاضر بالمستقبل وما قد يحدث فيه من مفاجآت. وعملية ربط سلوك حاضر بسلوك مستقبل، أي أن القرارات التي تتخذ سواء على مستوى الإدارة أو الفرد هي قرارات يراد تنفيذها خلال فترة زمنية مقبلة،قد تكون قصيرة أو طويلة وفقا لنوعية الأهداف التي يراد الوصول إليها (الطويل، 1999).

فالتخطيط هو عبارة عن تحديد الأهداف المراد تحقيقها، واختيار بديل من عدة بدائل متاحة للوصول إلى الأهداف الموضوعة، وتحديد النشاطات والتصرفات التي سوف تنفذ في المستقبل لتحقيق الهدف، فهو إذن نظرة حاضرة لسلوك مستقبلي.

- التخطيط ينطوي على اتخاذ قرار، وتحديد الأهداف هو اختيار البديل الأنسب من البدائل المتاحة الذي يحقق الهدف المنشود (الطويل، 1999).

2- نشأة وأهمية التخطيط:

   يرجع الاهتمام بالتخطيط كوسيلة فعالة لتنفيذ الأعمال للحضارات الاولى،فهو ليس بالمفهوم الحديث نسبيا كما أن استخداماته على مستوى الأعمال والأفراد ليس بالشيء الجديد. وهو قديم قدم التاريخ. فعرفته حضارات المصريين والصينيين والرومان والإغريق، كما عرفته الحضارة الإسلامية.فقد كان التخطيط ملازما للإنسان في جميع سلوكه وتصرفاته منذ القدم،فهو يضع خططا تتناول النشاطات التي تؤمن له البقاء والتقدم في الحياة. كما ازدادت أهمية التخطيط في الوقت الحاضر نظرا لتعقد الأعمال وضخامتها وزيادة الطلب على السلع والخدمات من قبل المواطنين والتي وجدت الدولة نفسها مسؤولية عن تلبيتها.

- أما على مستوى القطاع الخاص فقد وجدت الشركات الخاصة أن هناك تنوعا في رغبات واحتياجات المواطنين من السلع والخدمات التي تقوم بتقديمها لهم. وإتباعها أسلوب التخطيط لإعمالها سوف يعود بالنفع والفائدة عليها، فمواجهة المشاكل بعد حدوثها دون عمل التنبؤات لم يعد أسلوبا مقبولا في الإدارة.وأصبح التخطيط يمثل لبنة أساسية في تنفيذ الأعمال ودعامة قوية في سبيل الوصول إلى النتائج المرجوة بكفاءة وفعالية عالية.

كما إن التخطيط يساعد في تحديد الأهداف وترتيب أولويتها وتدبير وسائل تحقيقها، ويساعد على التنبؤ بما يحدث مستقبلا. ويساعد في تحديد طرق وإجراءات العمل الواجب إتباعها من قبلكل فرد في المنظمة، ويساعد في تحقيق نوع من التناسق والانسجام بين الأعمال في المنظمة. ويساعدفي توفير كثير من النفقات والجهد مما يحقق أفضل النتائج للمنظمة.ويساعدفي وضع برامج زمنية تحدد مواعيد بدء وانتهاء العمل. ويساعد في وضع رقابة على أداء العاملين حيث يحدد التخطيط معايير الأداء.

كما يساعد الأفراد في معرفة المطلوب منهم أداؤه وكيفية الأداء مما يسهل على الإدارة طرق التوجيه والاتصال (عليوة، 1995).

3- الشروط الواجب توافرها في التخطيط: إن التخطيط المبني على أسس علمية سلمية والتنفيذالجيد يتطلب مجموعة من الشروط الواجب توافرها عند وضع الخطة الجيدة ومنها:

أ- مرونة الخطة: يجب أن تكون الخطة مرنة، بحيث تكون قابلة للتعديل في حالة مواجهة ظروف طارئة لم تؤخذ في الحسبان عند عمل التنبؤات، وبالتالي التقليل من الخسائر التي تتعرض لها المنظمة.

ب- الدقة والوضوح: يجب أن تكون الخطة واضحة وخالية من الغموض وذلك تلافيا للتعقيد وكثرة التفسيرات وقدم البيانات وعموميتها.

ج- المساهمة في تحقيق الأهداف: الخطة ليست غاية في حد ذاتها ولكنها وسيلة لتحقيق هدف المنظمة، فكل انحراف في تحقيق الهدف معناه أن هناك انحرافا في مسيرة الخطة يجب تعديله.

د- الواقعية والمشروعية في الخطة: يجب أن تتسم الخطة بالواقعية والمشروعية فلا تتضمن أهدافا يصعب تنفيذها، أو أن تكون أهدافها غير مشروعة، مما يجعل تنفيذها أمرا في غاية الصعوبة.

ه- الفاعلية في الخطة: المقصود بالفاعلة هو مجموعة التكاليف التي تنفق على الخطة منذ البدء في إعدادها حتى الانتهاء منها، بحيث لا تكون هذه التكاليف مرتفعة كثيرا وتكون قيمتها اكبر من النتائج التي سوف تحققها هذه الخطة في حالة تطبيقها.

و- المشاركة في وضع الخطة: يقصد في المشاركة في وضع الخطة مساهمة العاملين في المنظمة في وضع مشروع الخطة والاستفادة من آرائهم ومقترحاتهم، وما يمكن عمله من احتياطات لمواجهة مثل هذه الاحتمالات.

ي- التأكد من دقة المعلومات التي تقوم عليها الخطة: من الضروري تحري الدقة في المعلومات بحيث يكون صحيحة وخالية من المغالطات، لان ذلك سوف يؤثر على الأهداف مما يسبب الإرباك للخطة وانحرافها عن مسارها الصحيح.

ع- توفير الإمكانيات المادية والبشرية: أن الخطة تعتمد في إعدادها وتنفيذها على أدوات وأفراد فانه لا بد من توفير جميع هذه الإمكانيات، بالعدد والنوعية العالية (عساف، 1975).

4- أنواع التخطيط: وردت عدة تقسيمات للتخطيط إلا أنها تتباين في مجموعها من حيث الصفات والخصائص لكل نوع ومنها:

الأول: التخطيط حسب المستوى: وينقسم إلى أربع أقسام رئيسية هي:

- التخطيط على حسب المستوى الدولي: مثل الخطط التي تضعها المنظمات الدولية.

- التخطيط على مستوى الدولة: ويقصد بهذا النوع من التخطيط مجموع الخطط والاستراتيجيات التي تضعها الدولة و تتناول مختلف الجوانب التنموية والتي تهم معظم أجزاء البلاد.

- التخطيط على مستوى الإقليم أو المنطقة: يقصد بهذا النوع من التخطيط مجموع الخطط التنموية التي تتناول مختلف الجوانب التنموية لمنطقة جغرافية من أقاليم الدولة بغرض تنمية هذه المنطقة.

- التخطيط على مستوى المدينة: وهو عبارة عن التخطيط الذي تقوم به الوحدات الإدارية والذي يتناول جزءاً من الإقليم ولا يشمل الإقليم بأكمله.

الثاني: التخطيط حسب الفترة الزمنية: ينقسم التخطيط وفقا للفترة الزمنية إلى ثلاثة أنواع هي:

- التخطيط قصير الأجل: يتناول هذا النوع من التخطيط مجموع الخطط التي يتم تنفيذها خلال فترة أقل من ثلاث سنوات، الخطط اليومية - الخطط الشهرية - السنوية حيث يتم تنفيذها خلال فترة زمنية قصيرة.      

- التخطيط متوسط الأجل: تكون الفترة التي يغطيها هذا النوع من التخطيط أطول منهافي التخطيط القصير الأجل حيث تتراوح تلك الفترة بين ثلاث إلى خمس سنوات ويتضمن التخطيط متوسط الأجل مجموعة من الخطط التفصيلية للخطط الطويلة الأجل.

- التخطيط طويل الأجل: يقصد بالتخطيط طويل الأجل ذلك النوع من الخطط التي تم وضعها لفترات أطول والتي يستغرق تنفيذها فترة طويلة تتراوح بين خمس إلى عشر سنوات أو أكثر (عساف، 1975).

- عناصر التخطيط: يعتمد التخطيط على عدد من العناصر الأساسية تعتبر بمثابة المكونات منها:

1- الأهداف: الأهداف يقصد بالأهداف مجموعة الغايات والأغراض التي يراد تحقيقها خلال فترة من الزمن قد تكون طويلة أو متوسطة أو قصيرة الأجل. فعلى ضوء تحديد حجم الأهداف المراد تحقيقها تتقرر مجموعة السياسات والتنبؤات والإجراءات اللازمة للوصول إلى هذه الأهداف. لابد من توافر مجموعة من الشروط لأي هدف يراد تحقيقه، ومنها:

- الوضوح: يجب أن يكون الهدف المراد واضحا ومحددا وغير قابل للغموض لجميع العاملين.

- المشروعية في الهدف: أن يكون الهدف المراد تنفيذه هدفا غير مخالف لقيم المجتمع، وأن يكون متمشيا مع ما تضعه الدولة من قواعد وأنظمة لتنظيم مختلف الأعمال على مستوى الدولة.

- الواقعية في الهدف: يجب أن لا يكون الهدف المراد تنفيذه خياليا بل واقعيا ممكنا تحقيقه وفي حدود الإمكانيات المتاحة في وقت تنفيذ الهدف.

- القابلية للقياس: لابد أن يكون المخطط قادرا على ترجمة أهدافه إلى وحدات قابلة للقياس.

2- التنبؤ: هو تصور واضح للخطة والنتائج التي يمكن أن تترتب على استخدامه للمعلومات التي توصل إليها والأعمال التي يجب القيام بها من أجل تحقيق الأهداف المنشودة. وهذه التوقعات ستكون عاملا مساعدا في تحقيق هذه الأهداف.

3- السياسات: هي مجموعة القواعد والقرارات والقوانين التي تصدرها السلطة الرسمية في المنظمة بقصد الاسترشاد بها والعمل بموجبها من قبل العاملين في المنظمة عند تنفيذ الأهداف. يجب أن توفر فيها  الشروط الآتية:

- الوضوح: يجب أن تكون السياسات واضحة ومفهومة من قبل العاملين حتى يسهل عليهم تنفيذها.

- التناسق والانسجام في السياسات: يجب أن تكون السياسات متناسقة مع بعضها البعض ومترابطة.        

- المرونة: يجب أن تتسم السياسات بالمرونة والقابلية للتعديل والتطوير حتى تتلاءم مع الظروف.

- الشمولية: يجب أن تكون السياسات الموضوعة شاملة لجميع الأفراد والنشاطات.

-المشروعية: يجب أن تكون السياسات مشروعة، أي أن لا تتعارض مع الدين والعادات والتقاليد الاجتماعية أو مع القوانين والقواعد والتشريعات الحكومية المستمدة من الدين.

-الكتابة: يجب أن تكون السياسات مكتوبة حتى تتمتع بشيء من الاستقرار ولا تتغير بتغير الأفراد.

4- الإجراءات: يقصد بالإجراءات مجموعة الخطوات والمراحل التي توضح كيفية تنفيذ عمل معين منذ البدء فيه حتى اكتمال ذلك العمل، ويجب أن تتوافر فيها الشروط التالية:

- الدقة والوضوح: يجب أن تكون الإجراءات غاية في الدقة والوضوح.

- البساطة والسهولة: من الضرورة أن تكون تلك الإجراءات متسمة بالبساطة والسهولة.

- المرونة: يجب أن تتسم الإجراءات بالمرونة الكافية وأن تكون قابلة للتطوير حسب ظروف الموقف الملائم للعمل، فلا تبقى جامدة ثابتة أمام التغيرات والتطورات التي قد تحدث عند التنفيذ.

- التناسق والانسجام: يجب أن تتسم الإجراءات بالتناسق والانسجام مع بعضها البعض ومع الأهداف (ميلاط، 2007).

مراحل التخطيط: يقصد بمراحل التخطيط، الخطوات التي تمر فيها عملية التخطيط، وتختلف تلك المراحل من مشروع لآخر تبعا لضخامة حجم الأهداف المتضمنة للخطة، وكذلك طبيعة المشروع سواء كان مشروعا حكوميا أو مشروعا تجاريا وعادة ما تتضمن خطوات التخطيط المراحل التالية:

- مرحلة إعداد الخطة: يتم فيها تحديد الأهداف والغايات المراد الوصول إليها خلال فترة الخطة، فيقوم المخطط بتحديد الأهداف سواء كانت أهدافا فردية،أو كانت على مستوى الدولة. كما أن بعض الأهداف تنبع أساسا من وجود مشكلة ما يراد حلها. وتحديد الأهداف في هذه المرحلة يعتبر اللبنة الأساسية للمراحل الأخرى، فعلى أساس حجم هذه الأهداف يتم تحديد المراحل الأخرى من التخطيط. وبعد تحديد الأهداف بشكل واضح ودقيق غير قابل للالتباس، يتم عمل التنبؤات حول التوقعات المحتملة الحدوث عند تنفيذ هذه الأهداف. ويشارك في إعداد هذه المرحلة جميع العاملين في الإدارة والمسؤولين عن التنفيذ حيث يتم تجميع المعلومات والبيانات من قبل الإدارات ذات الاختصاص، وتعقد الاجتماعات المختلفة على جميع المستويات لمناقشة الأهداف المراد الوصول إليها وأخذ الآراء والاقتراحات حول الطرق والسبل التي يجب إتباعها للوصول إلى الأهداف المرجوة (عليوة، 1995).

- مرحلة الموافقة على الخطة: تعتبر هذه الموافقة بمثابة الضوء الأخضر الذي على أساسه يقوم المسؤولين عن تنفيذ الخطة بالبدء في تنفيذها. وتختلف جهات الموافقة على الخطة تبعا لاختلاف مستواها ومدى شموليتها، وتختلف إجراءات الموافقة على الخطة والخطوات التي تمر فيها تبعا لاختلاف الجهة التي تملك صلاحية الموافقة وإعطائها الصفة الرسمية، كما أنها أيضا تختلف باختلاف ضخامة حجم الأهداف التي تحملها الخطة (عليوة، 1995).

- مرحلة تنفيذ الخطة: بعد الموافقة على الخطة واعتمادها، تبدأ الجهات المعينة في تنفيذ بنود الخطة حسب ما هو محدد لها.

- مرحلة المتابعة: إن عمل المخطط لا ينتهي بمجرد الموافقة على الخطة وبدء التنفيذ، فبصفته مسؤولا عن وضع الخطة فإنه أيضا مسؤول عن متابعة تنفيذها للتأكد من أن التنفيذ يتم وفقا لما هو مخطط له وفي ضوء الأهداف المرسومة من قبل الإدارة. وفي عملية المتابعة قد تظهر بعض الانحرافات عن ما هو مرسوم في الخطة،وبالتالي فإن هناك انحرافا عن الأهداف الموضوعية،أي أن الخطة يتم تنفيذها بغير ما هو موجود في بنود الخطة.

لمعرفة أسباب الانحراف يتم مايلي:

أ- مراجعة الخطة نفسها

ب- مراجعة التنفيذ.

ج- ملاحظة الظروف الخارجية (عليوة، 1995).