إذا كان الاتصال هاما في حياة الفرد العادي فإنه لا يقل أهمية في حياة المنظمات صغيرها وكبيرها، ذلك لأن الاتصال هو الغراء والصمغ الاجتماعي الذي يستخدم لتحقيق التماسك بين أجزاء المنظمة وتحسين مستواها وانتشارها، لكونه يلعب دورا كبيرا في جميع العمليات الإدارية من تنظيم وتخطيط ورقابة وتنسيق واتخاذ قرار، وهو بذلك هام لكل من العاملين والقادة المسيرين وحتى للجمهور. والنقاط التالية توضح هذه الأهمية بشكل واضح:
ف1 - الاتصال واتخاذ القرار: عن طريق الاتصال يمكن توفير المعلومات والبيانات التي تساعد على اختيار أفضل البدائل التي تمكن القادة المسيرين من اتخاذ القرارات المستنيرة.
ف2 - الاتصال والتوجيه: من خلال الاتصال يستطيع المدير تحديد أهداف التنظيم للعاملين في المنظمة وكذا تبليغهم بمستوى أدائهم ويقوم أخطاءهم.
ف3- الاتصال والتنسيق: يساعد التنسيق على التوفيق بين الأنشطة المختلفة داخل المنظمة لمنع التضارب والتعارض بين الوحدات، وبالتالي التنسيق الفعال يتوقف على وجود قنوات اتصال جيدة في المنظمة.
ف4- الاتصال والرقابة: يمثل الاتصال وسيلة رقابية لنشاطات المدير في مجال مراقبة فعاليات وأنشطة المرؤوسين.
ف5 - الاتصال والقيادة: يعتبر الاتصال وسيلة فعالة لممارسة القيادة الإدارية للسلطة والقوة.
ف6 - الاتصال والمشاعر الوجدانية: يساعد الاتصال الفاعلين أو العاملين على التعبير عن سعادتهم وأحزانهم ومخاوفهم وثقتهم بالآخرين، وتوصيل أصواتهم إلى صاحب القرار في المنظمة، حيث يستطيع العامل إبداء رأيه في أي موقف دون حرج أو خوف.
ف7 الاتصال والإشاعة: يؤدي الاتصال الجيد وخاصة الرسمي إلى التقليل من ظهور الإشاعات، فبوجوده لا يكون هناك مجال لانتشار الإشاعات، نظرا لسهولة التأكد من صدق أو كذب أي معلومة.
ف8- الاتصال والإبداع: يوفر الاتصال في المنظمة فرصة للعاملين فيها، لإبراز مواهبهم وأفكارهم واقتراحاتهم التي تلعب دورا كبيرا في تطوير منظمتهم والرقي بها.
ف9- الاتصال وتنمية المهارات: من خلال الاتصال داخل المنظمة يتمكن العاملين بها من الاحتكاك ببعضهم والاستفسار عن الأمور التي لا يعرفونها، وهذا ما يؤدي إلى تنمية مهاراتهم وزيادة قدرتهم على مواجهة المشاكل المستجدة والتغلب عليها، وكذا مواكبة ما يستجد من تطورات يمكن أن تساهم في رقي المنظمة.
ف10- الاتصال وتعزيز الولاء للمنظمة: تعكس الاتصالات الداخلية في المنظمة في معظم الحالات ثقافة وإيديولوجية المنظمة، مما يساهم في ارتباط العاملين بالمنظمة وتعزيز ولائهم لها.
ف11- الاتصال والسلوك: يلعب الاتصال في المنظمة دورا مهما في توجيه وتغيير السلوك على الصعيدين الفردي والجماعي.
جزء 4_من م 1 أهداف الاتصال التنظيمي:
يمكن توضيح هذه الأهداف فيما يلي:
نقل المعلومات من الرؤساء إلى المرؤوسين.
- توصيل المعلومات والبيانات إلى القادة.
- تعريف أعضاء الجماعة بما يقوم به بعض منهم من أعمال لكي يقتدوا بها أو يمتنعوا عنها.
- حل المشاكل والنزاعات بين الأفراد وجماعات العمل.
- تزويد الجمهور بالمعلومات حول الأنشطة والفعاليات التي قامت بها المنظمة من خلال استخدام وسائل الإعلام المختلفة )كالموقع الإلكتروني والمجلة والمطويات... وغيرها .(
وهناك من يفصل في هذه الأهداف ويربطها بالجهة المعنية بها كما يلي:
1- أهداف الاتصال بالنسبة للعامل:
يهدف الاتصال داخل المنظمة إلى تعريف العاملين بما يجري داخل منظمتهم، الأمر الذي يؤدي إلى ازدياد التفاهم والثقة مما ينعكس على زيادة الإنتاج ، ولاشك أن تزويد العاملين بالقدر الكافي من المعلومات يؤدي إلى التقليل من الشائعات التي تؤدي إلى تضييع الوقت في أحاديث لا تقوم على أساس من الصحة.
وتوجد أربع مجالات لتقديم المعلومات للعاملين في المؤسسة:
معلومات عن المؤسسة: إنتاجها، مستقبلها، القرارات الهامة للمؤسسة.
ب- معلومات عن سياسات المؤسسة خاصة ما يتصل بوظائفهم.
ج- معلومات تتصل ببعض المشكلات الطارئة التي تقابل المؤسسة.
د-معلومات تتصل بنشاط العاملين الوظيفي وظروف المؤسسة الاقتصادية.
2- أهداف الاتصال بالنسبة للتنظيم:
يهدف الاتصال داخل المنظمة إلى تعريف العاملين بما يجري داخل منظمتهم، الأمر الذي يؤدي إلى ازدياد التفاهم والثقة مما ينعكس على زيادة الإنتاج، ولاشك أن تزويد العاملين بالقدر الكافي من المعلومات يؤدي إلى التقليل من الشائعات، التي تؤدي إلى تضييع الوقت في أحاديث لا تقوم على أساس من الصحة.
وتوجد أربع مجالات لتقديم المعلومات للعاملين في المؤسسة:
أ- معلومات عن المؤسسة: إنتاجها، مستقبلها، القرارات الهامة للمؤسسة.
ب- معلومات عن سياسات المؤسسة خاصة ما يتصل بوظائفهم.
ت- معلومات تتصل ببعض المشكلات الطارئة التي تقابل المؤسسة.
ث- معلومات تتصل بنشاط العاملين الوظيفي وظروف المؤسسة الاقتصادية.
2- مزايا الاتصال بالنسبة للتنظيم:
يحقق الاتصال الجيد مزايا كثيرة بالنسبة للقائد الإداري الناجح من خلال المشاركة مع العاملين الذين يقودهم والتأثير فيهم بالصورة الكافية، ويمكن تحديد أهداف الاتصال التنظيمي فيما يلي:
أ- الاتصال التنظيمي يساعد على تبليغ المرؤوسين بالأعمال الواجب القيام بها والخطط والسياسات والإجراءات الواجب إتباعها بهدف تحقيق الأهداف المخطط لها.
ب- يسمح بالتنسيق والترابط والتعاون بين وحدات المنظمة والوصول بالتالي إلى تفاعل جماعي ومشاركة فعالة.
ت- ويمكن المدير والعاملين من الإلمام بما يدور داخل المنظمة من أحداث ونشاطات وبالتالي التعرف على نقاط الضعف لتجنب المشاكل قبل حدوثها.
ث- وبشكل عام يساعد الاتصال على أداء الأعمال بطريقة أفضل حيث يجعل الأفكار والتعليمات مفهومة وواضحة، ويتيح للأفراد الاستعلام عن مختلف المواضيع للحصول على أدق التفاصيل الخاصة بهذا الموضوع مما يؤدي إلى كفاءة عالية في الأداء.
ج- كما أن للاتصال تأثيرا كبيرا على الأشخاص من ناحية الإقناع وذلك تبعا لشخصية المتصل ولأسلوب الاتصال والوسيلة المستخدمة.
3- أهم ما يحققه الاتصال من أهداف وفوائد بالنسبة للقيادات الإدارية هي:
أ- تمكن القائد من توجيه والإشراف والتأثير على العاملين.
ب- التعرف على حقيقة ما يحدث داخل المؤسسة بصورة صادقة.
ج- التعرف على الحقائق والمعلومات والبيانات الصحيحة.
د- تحقيق التنسيق الكامل بين أنشطة الإدارات المختلفة داخل المؤسسة.
4- أهداف الاتصال بالنسبة للجمهور:
للجمهور أهمية بالنسبة للمؤسسة لذلك فالمؤسسة يهمها إقامة نظام للاتصال بالجمهور، يمكنها من أن توصل حقيقة الجهود التي تبذلها. كما تتعرف رأي الجمهور في نشاطاتها، وكذلك التعرف على شكاوي ومقترحات الجمهور لأجل تحسين سلعها أو خدماتها.