مدخل لتقنيات النشاط ...

   (التخطيط، التنظيم، التوجيه، والرقابة)

7-1- التخطيط: هو طريقة النظر الى الامام والمستقبل للتنبؤ بما قد يحدث في المدى القصير أو المدى الطويل كما يعمل على توظيف المعلومات المتوفرة حاليا للتنبؤ المستقبلي، وكلما كان التخطيط دقيقا كانت فرص النجاح أكثر دقة والعكس صحيح.

7-1-1- أهمية التخطيط:

- يحدد التخطيط الأهداف التي تسعى المنظمة لتحقيقها تحديدا دقيقا واضحا.

- يوضح التخطيط المشكلات المتوقع حدوثها ومحاولة التنبؤ بما سيكون علية حجم وخطورة هذه المشكلات ووضع تصور لحلها واتخاذ قرار بشأنها.

- تحديد الموارد البشرية والمادية المطلوبة لتحقيق هذه الأهداف.

- يساعد على تخفيض التكاليف والجهد والوقت من خلال الاستغلال الأمثل للموارد المتاحة.

- التنسيق بين مختلف أنشطة المنظمة بما يمنع التداخل بينهما.

- يؤدي التخطيط إلى زيادة فعالية وكفاءة المنظمات وهو مطلب جوهري لكي تستمر المنظمة في أداء مهامها بنجاح.

7-1-2- مبادئ التخطيط: لابد للتخطيط لكي يون مجديا أن يلتزم بالمبادئ التالية والتي تشكل الإطار الفكري لمن يقوم بعملية التخطيط:

- أن يعتمد الطريقة العلمية في طريقة التنبؤ وفى جميع المعلومات وتحليلها والاستفادة مها في استكشاف المستقبل.

- التركيز على الهدف المراد تحقيقه وهذا يعني أننا عندما نخطط لشيء يجب أن نوجه كافة طاقاتنا في التنبؤ على ذلك الشيء بهدف تحقيقه وعدم الانشغال بالأمور الجانبية لا تأثير أو صلة لها بالهدف الذي نخطط له.

- شمولية التخطيط وتعني يجب أن يشمل التخطيط كافة الأنشطة والوسائل والأساليب المتعلقة بالهدف الذي نخطط له وان نوفر كافة الإمكانات الضرورية  لذلك دون نقص.

- أولوية وأسبقية التخطيط في تنفيذ الهدف وهذا يعني أننا في سعينا للوصول إلى غاية أو هدف ما يجب نعتمد أولا على التخطيط قبل أي وظيفة إدارية أخرى لأنها هي التي تحدد لنا الأنشطة والمسارات والإمكانات المؤدية إلى الغاية أو الهدف.

7-2- التنظيم: هو وضع نظام للعلاقات بين الأفراد من أجل تحقيق الأهداف المشتركة وهو يتطلب تصميم الهيكل التنظيمي وتحديد مسؤوليات المناصب وتحديد العلاقات التنظيمية واختيار المديرين وتطويرهم.

7-2-1 أهمية التنظيم:

- التنظيم يقسم العمل بين العاملين.

- التنظيم ينقل القرارات إلى أجزاء منظمة سواء من الأعلى إلى الأسفل أو من الأسفل إلى الأعلى.

- التنظيم يحدد أسلوبا نمطيا في العمل .

- التنظيم يوفر نظاما ومعلومات للاتصالات .

- التنظيم يحقق تنمية وتدريب العاملين فيه.

7-3 التوجيه: التوجيه يعد أحد الأركان الأساسية في العملية الإدارية باعتبار أن التسلسل المنطقي للعملية الإدارية يبدأ من التخطيط ثم التنظيم فالتوجيه، حيث يتم عن طريق الإشراف على المرؤوسين والاتصال بهم بهدف إرشادهم وترغيبهم للعمل وقيادتهم أثناء سير العملية التنفيذية وتقويم أداء العاملين بالوظائف.

وهو عبارة عن إرشاد المرؤوسين أثناء تنفيذهم للأعمال ضمانا لعدم الانحراف في تحقيق الأهداف.

7-4 الرقابة: الرقابة هي قياس الأداء وتصحيحه إذ لا بد للمنشأة من قياس درجة تقدمها وتقرير مدى كفاءة انجازها عن طريق التقويم باستعمال معايير محددة سلفا واتخاذ قرارات تصحيحية بناءا على نتيجة التقويم.