3. وظيفة التخطيط لأنشطة العلاقات العامة
وظيفة التخطيط لأنشطة العلاقات العامة:
وظيفة التخطيط: هي رسم سياسة العلاقات العامة بالنسبة للمؤسسة وذلك عن طريق تحديد الأهداف و تصميم البرامج المحققة لهذه الأهداف، مع مراعاة التوقيت الزمني. يعتبر تكوين وتحسين صورة المؤسسات أحد أهم أهداف العلاقات العامة التي تضعها من بين أولويات التخطيط لبرامجها فهي المسعى لتحقيق التفاهم بين المؤسسة وجمهورها
تتضمن خطة العلاقات العامة في الغالب أربعة أجزاء رئيسية :
1- السـبـب 2- الأهداف وتحديد الجمهور المستهدف . 3- الوسائل الملائمة لتحقيق الأهداف 4- الميزانية
و يقوم جهاز العلاقات العامة بالتخطيط لبناء صورة ذهنية معينة انطلاقا من خطوتين أساسيين:
- يبدأ التخطيط للصورة المرغوبة بتحديد نقاط الضعف والقوة في الصورة الحالية للفرد والمنظمة: وهذا يستدعي القيام بدراسة دقيقة للتعرف على المعالم الأساسية والهامشية لهذه الصورة، الدوافع التي تستند إليها القطاعات الجماهيرية التي تستحوذ على اهتمام المنظمة، وبمراجعة المعالم الإيجابية والسلبية مع الإدارة العليا للمنظمة تدرك الإدارة نواحي القبول أو الرفض لسياستها بين الجماهير كما يدرك المسؤولون عن العلاقات العامة أسباب النجاح والفشل في التعبير عن المنظمة وتقديمها إلى الجماهير المستهدفة.
- وضع تخطيط مكتوب لمعالم الصورة المرغوبة للمنظمة: وهنا يلزم معرفة حقيقة الأوضاع داخل المنظمة، لأنّ الصورة المرغوبة إذا كانت بعيدة عن الواقع فإنّ احتمال تحقيقها مهمة صعبة كما أن ذلك يكشف عن تناقض بين أقوال المنظمة وواقعها مما قد يُفقد الجهور ثقته اتجاهها، لذا توجب أثناء التخطيط الإجابة عن هذه التساؤلات بدقة: من نحن؟ __ ماذا نريد؟ __ بماذا نتميز عن غيرنا؟