3. تعريف اتصال المؤسسة،أهميته،أهدافه و مهامه
تعريف اتصال المؤسسة:
هو نشاط إداري و اجتماعي يساهم في نقل و تحويل الأفكار عبر القنوات الرسمية داخل التنظيم، بهدف خلق تماسك في وحداته و تحقيق أهداف المنظمة"
كما يقصد به " الوسيلة الاجتماعية التي يحقق من خلالها الأفراد سبل التفاهم و التفاعل البنّاء داخل المنظمة في إطار تحقيق الأهداف المبتغى انجازها" 16(بوعطيط جلال الدين: الاتصال التنظيمي وعلاقته بالأداء الوظيفي: دراسة ميدانية على العمال المنفذين بمؤسسة سونلغاز عنابة، رسالة ماجستير في علم النفس عمل وتنظيم، جامعة منتوري قسنطينة، 2009، ص 38)
أهمية الاتصال المؤسساتي :
تبرز أهمية الاتصال كعملية أساسية و حيوية في كونه الأداة التي تستخدمها القيادة لنقل الأوامر و التعليمات و إحاطة العاملين في المؤسسة بالبيانات و المعلومات الضرورية لأداء أعمالهم ، و كذا للتأثير في سلوكهم أو التغيير و التعديل في هذا السلوك ، فضلا عن أنها الوسيلة التي يعتمدها العاملون في إيصال آرائهم و مقترحاتهم و شكاويهم إلى قيادتهم و بالتالي تمكّن هذه الأخيرة من تفهم و معايشة المشاكل التي تواجه العمال و تسمح بوضع الحلول المناسبة لها مما يزيد من ارتفاع معنويات العاملين و تحسين مستوى أدائهم . 17(مارس هناء:اثر الاتصال التنظيمي على دافعية الانجاز لدى العمال من خلال آراء الإطارات و منفذي المؤسسة : دراسة ميدانية بمؤسسة سونلغاز فرع جيجل ،رسالة ماجستير في علم النفس العملي و السلوك التنظيمي، جامعة منتوري قسنطينة، 2008،ص 55)
كما تتضح أهمية الاتصالات في المؤسسة من خلال:
1- عدم تقيدها بالحدود الزمانية و المكانية.
2- عامل أساسي في تكوين القرارات الناجحة و التي تشكل حجر الأساس في العملية الإدارية.
3- تساعد في تحقيق الأداء الأمثل لباقي عناصر العملية الإدارية من تخطيط و تنظيم و توجيه ورقابة و تنسيق و قيادة.
4- الوقوف على ما تم إنجازه أول بأول مما يكون لها بالغ الأثر في عملية التقويم.
5- معالجة الموقف الطارئة التي لم يكن لها حساب على جدول الأعمال.
6- تضييق الفجوة بين التخطيط و التنفيذ.18( سمير عبد الحميد علي: الإعلام و العلاقات العامة في المجال الرياضي، ط2، ماهي للنشر و التوزيع و خدمات الكمبيوتر، الإسكندرية.2009، ص145)
7- يوفر الاتصال الفرصة لإعلام الرؤساء بما تم إنجازه او بما لم يتم إنجازه و بالمشكلات التي ظهرت في التنفيذ او الانحرافات التي لم تكن في الحسبان و كيفية التغلب عليها و باقتراحات و مشاكل المرؤوسين بصفة عامة.
أهداف الاتصال في المؤسسة :
إن الهدف الأساسي لوجود أي تنظيم إداري هو تحقيق أهداف المؤسسة، و لا يمكننا تصور تنظيم دون اتصال و يسعى الاتصال لتحقيق عدة أهداف نذكر منها:
ü تفهم الأفراد لطبيعة لعملهم: إذ يسهم الاتصال الفعال في نقل أوامر و تعليمات الإدارة العليا المتعلقة بطبيعة الأعمال المطلوب تنفيذها من قبل العاملين.
ü المشاركة في المعلومات: إذ يسعى الاتصال إلى نقل الأفكار و تبادل المعلومات الهامة لتحقيق أهداف التنظيم.
ü مساعدة الإدارة في القيام بأعمالها الرئيسية مثل وضع السياسات و الخطط و تقسيم العمل و تحديد المسؤوليات فضلا عن عمليات التنظيم ،الرقابة و اتخاذ القرارات.
ü الإقناع: و ذلك من خلال الاتصال الإقناعي للتأثير على أفكار و إحداث تغييرات أو تعديلات على سلوك العاملين و ذلك وفقا لما يرغب فيه القادة و المشرفين.
ü تنمية العلاقات الاجتماعية والإنسانية داخل التنظيم: فالاتصال أساسه التفاعل فهو يهدف إلى رفع الروح المعنوية للعاملين و خلق مناخ تنظيمي تسوده العلاقات الودية بينهم.19 (علي حسن الشهري: الاتصالات الإدارية و دورها في الأداء الوظيفي من وجهة نظر منسوبي الامن الجنائي في مدينة الرياض ، رسالة ماجستير في العلوم الإدارية ،جامعة نايف للعلوم الأمنية ، الرياض ، 2005 ، ص 55)
ü تحديد المشاكل و تقديم الحلول و البدائل و تنفيذ القرارات و تقييم نتائجها.
ü تحديد معايير و مؤشرات الأداء فضلا عن مراقبة و تصحيح الأخطاء. 20(فرج شعبان: الاتصالات الإدارية، دار أسامة للنشر، عمان، 2008، ص158)
ü المساهمة في الحد من انتشار الشائعات: إذ يهدف الاتصال إلى اطلاع العاملين بالحقائق و المعلومات الصحيحة من اجل تفادي الآثار السلبية للشائعات.
ü التعريف بالمؤسسة و بطبيعة خدماتها و تدعيم المركز التنافسي لها فضلا عن توطيد علاقاتها مع المتعاملين معها و مع جمهورها بصفة خاصة و المجتمع ككل بصفة عامة.
مهام الاتصال المؤسساتي:
تختلف أوجه النشاط الذي تزاوله المؤسسات فمنها من يكون نشاطها صناعي ومنها التحويلي والإنتاجي أو الخدماتي أو الجمع بين أكثر من نشاط حيث تتنوع نشاطات المؤسسة في العديد من الاتجاهات بقصد تحقيق أكبر استفادة من تحديد مراكز مختلفة للتعرف على العائد الربحي من كل نشاط، ويصرف النظر على الغرض من قيام المؤسسة سواء كان لإنتاج سلعة أو تقديم خدمة ما سواء كان القصد ربحي أو خيري، نجد أن المؤسسة من منطلق المهام التي تؤدى من خلال مزاولة عملية الاتصال ولاحظ أن الاتصال ينفرد بأربع مهان رئيسة: إعلامية، انضباطية، تكاملية، إقناعية.21( يس عامر:الاتصالات الإدارية والمدخل السلوكي لها، دار المريخ، الرياض، 1986،ص68)
1. المهمة الإعلامية للاتصالات:
وتظهر المهام الإعلامية للاتصال من خلال تدفق المعلومات على كافة المستويات الإدارية والتنفيذية، فالمدير الناجح هو الذي يتخذ القرارات الناجحة والقرار الناجح يعتمد على كمية هائلة من المعلومات السليمة في الوقت المناسب ويعتمد تفق المعلومات على مدى فعالية الاتصال، وعلى المستوى التنفيذي نجد أن العاملين بحاجة إلى الكثير من المعلومات المرتبطة بالأداء الوظيفي وعلى القدر بالدفق المعلوماتي المرتبط بأداء معين نجد أن نوعية الأداء تتأثر هذا إلى جانب أن العاملين بحاجة إلى معرفة الكثير من المعلومات المرتبطة بسياسات المؤسسة، والتغيرات المستمرة ويتم ذلك من خلال المهمة الإعلامية للاتصال.
2. المهمة الانضباطية للاتصالات:
يعتمد سير العمل بالمؤسسة على مزاولة الكثير من العمليات الإدارية من ضبط، رقابة، وتنسيق بين الأنشطة المختلفة وبالتالي يستلزم وجود سياسات واستراتيجيات ومجموعة من التعاليم والقرارات والإرشادات والمذكرات الدورية والتي توضح لأعضاء المؤسسة ما يجب إتباعه وما يجب تجبه ولا يتم كل هذا إلا بمزاولة عملية الاتصال.
3. المهمة الإقناعية للاتصالات:
أحيانا لا يكفى تمتع الإدارة بقوة السلطة لضمان سير العمل في الحياة الوظيفية، بل أن تكفل الإدارة للعاملين حرية التعبير عن وجهة النظر، وحرية الموافقة أو عدم الموافقة مع الرؤساء، ويرتبط ذلك بالهمة الإقناعية في الاتصال ذو الطريقتين، حيث تعطى الفرصة للمستقبل لإجراء المزيد من الاستفسارات بقصد الإقناع بشيء معين وقد أكد التطور الإداري على أهمية الإقناع في الأداء الوظيفي.
4. المهمة التكاملية للاتصالات:
تتبع أبعاد المهمة التكاملية للاتصال من لكونه تعبير عن الممارسات المختلفة حيث يتفاعل الأفراد من أجل التكامل الذاتي والجماعي وتساعد هذه المهمة على سيادة روح الوحدة بالمؤسسة، مما يستلزم توفير الوسيلة يستطيع بها الموظف التعرف على نفسه من خلال الانتماء إلى مجموعة ما للمؤسسة.