ماهية الاتصال في المؤسسة ،أهدافه و مهامه

1. مفهوم الاتصال و انواعه

مفهوم الاتصال :

أ- لغة : أقدم تعريفات الاتصال هي التي ركزت على الاشتقاق اللغوي لكلمة communication وهو الكلمة اللاتينية communisالتي تعني الشيء المشترك وفعلها communicare أي يذيع أو يشيع ، فنحن عندما نتصل فإننا نحاول أن نشترك في المعلومات والأفكار والاتجاهات ونكوّن علاقة مع شخص أو مجموعة من الأشخاص،لهذا فمرادف فعل يتصل هو يشترك¹  (محمد عبد الحميد: نظريات الإعلام واتجاهات التأثير، ط2، عالم الكتب، القاهرة، 2000. ص 19(.

والاتصال لغويا في القواميس العربية ، كلمة مشتقة من مصدر "وَصْل" الذي يعني أساساً الصلة وبلوغ الغاية² ( ابن منظور: لسان العرب، ج11، دار المعارف، د.م.ن.2003.ص 868)

ب- اصطلاحا: يرى عالم الاجتماع " تشارلز كولي " بأن الاتصال يعني  ذلك الميكانيزم الذي من خلاله توجد العلاقات الإنسانية وتنمو وتتطور الرموز العقلية بواسطة وسائل نشر هذه الرموز عبر المكان، واستمرارها عبر الزمان،وتتضمن تعبيرات الوجه والإيماءات والإشارات ونغمات الصوت والكلمات والطباعة والبرق والهاتف "³. (رحيمة الطيب عيساني: مدخل إلى الإعلام والاتصال: المفاهيم الأساسية والوظائف الجديدة في عصر العولمة الإعلامية،ط1،عالم الكتب الحديث للنشر والتوزيع، الأردن.2002، ص12)

يمكن إيجاز مفهوم  الاتصال على أنه : تبادل مشترك للحقائق أو الأفكار أو الآراء أو المعلومات مما يتطلب عرضا واستقبالا ، يؤدي إلى التفاهم بين كافة العناصر بغض النظر عن وجود أو عدم وجود انسجام ضمني ، فهو عملية تفاعل اجتماعي معلوماتي هادف⁴.( فضيل دليو: التكنولوجيا الجديدة للإعلام والاتصال، دار الثقافة للنشر والتوزيع، عمان .2010، ص 24 )

للعملية الاتصالية خمس أركان أساسية لا يمكن لها أن تتم إلاّ إن توافرت كلها ، وهي التالية :

المرسل أو المصدر أو القائم بالاتصال – الرسالة – الوسيلة أو القناة – المستقبل أو المتلقي أو المرسل إليه – رجع الصدى أو التغذية الراجعة.

_ أنواع الاتصال:

1-أنواع الاتصال من حيث اللغة المستخدمة:

الاتصال اللفظي: يتم من خلال استخدام الرموز اللفظية (اللغة) سواء كانت مكتوبة أو منطوقة أو مسموعة، ويعتمد بصفة أساسية على اللفظ كوسيلة لنقل المعاني، إلاّ أن اللفظ ذاته يخضع إلى التعدد والتنوع، فهناك اللفظ ذو المعنى الضمني، واللفظ ذوا لمعنى الصريح، وفهم معاني اللفظ يتوقف على قدرة المستقبل على فهم دلالات الرموز ومعانيها كما يقصدها المرسل⁵. (مصطفى حجازي: الاتصال في العلاقات الإنسانية والإدارة، ط1، دار الطليعة، بيروت .1982، ص 14)

الاتصال غير اللفظي (الصامت): وهو مجموع الرسائل التواصلية الموجودة في الكون الذي نعيشه، ونتلقاها عبر حواسنا، ويتم تداولها عبر قنوات متعددة ⁶.( أحمد محمد الأمين موسى: الاتصال غير اللفظي في القرآن الكريم، ط1، دائرة الثقافة والاعلام، الشارقة، 2003، ص40.)

2- أنواع الاتصال حسب عدد وطبيعة المشاركين في عملية التفاعل:

 الاتصال الذاتي:وهو الاتصال الذي يتم بين الفرد ونفسه، في محاولة لتنظيم إدراكه عن الأشخاص والأشياء والأحداث والمواقف التي يتعرض لها، أو حول ما يتلقاه من معلومات أوأفكار أو آراء باعتبارها منبّهات أو مثيرات تتطلب منه استجابة ما في اتجاه ما.⁷ (محمد عبد الحميد، نظريات الإعلام واتجاهات التأثير، مرجع سبق ذكره، ص 31)

الاتصال المواجهي: وهو الشكل الذي يتم بين الأفراد مواجهة (وجها لوجه)، سواء كان بين فردين، أو بين فرد وآخرين، لذلك ينقسم هذا الشكل إلى الأشكال الفرعية التالية: ⁸(خليل صالح أبو أصبع: الاتصال الجماهيري، دار الشروق، بيروت 1999، ص 33)

أ – الاتصال الشخصي:ويقصـد به تبادل المعلومات والأفكـار والمهـارات بين شخصين بطريقة مباشرة،مع ضرورة وجود صفات مشتركة بين المرسل والمستقبل فهو يكون داخل الأسرة أو بين الأصدقاء أو الزملاء...ويكون أيضاً من خلال وسائل الاتصال السلكية واللاسلكية مثل الهاتف، أو من خلال الرسائل المكتوبة.

ب – الاتصال بالجماعات الصغيرة: ويتم بين فرد وآخرين أو مجموعة من الأفراد مثل: الفصل الدراسي، حلقات النقاش، الاجتماعات، الندوات المحدودة... وما شابه ذلك حيث تتاح فرصة المشاركة للجميع في الموقف الاتصالي،ويغلب على هذا الشكل من الاتصال الطابع الرسمي والتنظيمي أكثر من الاتصال الشخصي.

3- الاتصال الجمعي:  وهذا النوع من الاتصال يعكس كبر حجم المشاركين في الاتصال ، وبصفة خاصة جماعات المتلقين أو المستقبلين ، قياسا إلى الاتصال بالجماعات الصغيرة ، بالإضافة إلى أن أعضاء هذه الجماعات يتفاعلون مع بعضهم أو مع آخرين رغم الكثرة حيث يسود التأثير الانفعالي أو العاطفي ، وذلك مثل لقاءات المرشحين مع مواطني الدوائر الانتخابية ، أو لقاءات المصلين مع الإمام في المساجد ، حيث يظهر انتقال الأثر بطريقة العدوى بين الأفراد وهو ما يميز السلوك الجمعي ، حيث لا تربط بين الأفراد خصائص أو سمات مشتركة ، ولكنهم يشتركون معا في الموقف الاتصالي ، ويلتقون مباشرة مع القائم بالاتصال.⁹ (محمد عبد الحميد، نظريات الإعلام واتجاهات التأثير، مرجع سبق ذكره، ص 34)

4-الاتصال الجماهيري:يتميز هذا النوع من الاتصال بالتعدد والضخامة في كل العناصر حيث يتحول الفرد المرسل أو القائم بالاتصال إلى مؤسسات ومنظمات تضم عدداً من الأفراد المحترفين، لإعداد وصياغة الرسائل الاتصالية المتعددة والمتنوعة التي ترسل إلى أعداد كبيرة جداً من المتلقين المنتشرين من خلال الوسائل الآلية أوالإلكترونية.¹⁰( موسى عصام سليمان: المدخل في الاتصال الجماهيري، مكتبة الكتاني، اربد، عمان. 1986، ص 127)

5 -الاتصال التفاعلي (الالكتروني): هو الاتصال الذي يعتمد على التكنولوجيات الحديثة والرقمية من شبكة انترنت ومواقع التواصل الاجتماعي، سمي تفاعليا لأنه يسمح بالتواصل المباشر والاني بين الأفراد بالإضافة إلى إمكانية التفاعل مع وسائل الإعلام المختلفة.ويعرف أيضا على أنه العملية الاجتماعية التي يتم فيها الاتصال عن بعد بين أطراف يتبادلون الأدوار في بث الرسائل الاتصالية المتنوعة واستقبالها من خلال النظم الرقمية ووسائلها لتحقيق أهداف معينة. ¹¹(رضوان بلخيري: مدخل إلى الاتصال المؤسساتي، دار قرطبة للنشر والتوزيع، الجزائر.2015، ص 176)

2. مفهوم المؤسسة و أنواعها

مفهوم المؤسسة:

لغة:

• مشتقة من أس، الأس، الأسس، و الأساس من كل مبتدئ الشيء و الأسس و الأساس أصل البناء، أس الدار يعني حدودها ورفع قواعدها، أسس البيت فتأسس جعل له أساس، يقال الحجر الأساس: أي أول حجر في أساس البناء.¹² (ابن منظور: لسان العرب: ج1، ط4، دار الجيل، بيروت.2003، ص10)

اصطلاحا:

• تنظيم يهدف إلى خلق تغيير في المجتمع، وذلك بالسهر على متابعة حسن تنفيذ القرارات و البرامج و توجيههم نحو الأهداف المرسومة فيها.¹³ (ناصر دادي عدون: اقتصاد المؤسسة، دار المحمدية العامة، الجزائر.1998، ص29)

أنواع المؤسسات:

لقد تناول الأستاذ طارق المجذوب أنواع المؤسسات كالآتي:

المؤسسات الإدارية:

هي المرافق التي تمارس نشاطا يدخل بطبيعته في صميم المهام الإدارية، وتتخذها الدولة كوسيلة لإدارة مرافقها ونشاطاتها الإدارية العامة التي تتولاها لتقديم خدمات أساسية للمجتمع كالتعليم و الصحة والبريد والأموال والدفاع والخدمات الاجتماعية الأخرى.¹⁴ (طارق المجذوب: الإدارة العامة- العملية الإدارية و الوظيفة العامة و الإصلاح الإداري-، منشورات الحلبي الحقوقية، بيروت.2003، ص ص  452، 453)

المؤسسات الصناعية أو التجارية:

هي شركات مساهمة، أو شركات محدودة المسؤولية، تملكها الدولة أو جماعات محلية أو خاصة تتوافر فيها إمكانات تحقيق الأرباح، تخضع لنظام قانوني مزدوج فتحكمها مجموعة من قواعد القانون العام ومجموعة من قواعد القانون الخاص.

المؤسسات المهنية:

تقوم بإدارة شؤون بعض الجماعات المهنية و تنظيمها و اتخاذ التدابير الفردية الملزمة لأعضائها، فقد نظمت بعض القوانين الخاصة هذه الجماعات المهنية و ضمت تحت لوائها أهل المهن، و أعطيت بعض الصلاحيات الإدارية.¹⁵( طارق المجذوب: الإدارة العامة- العملية الإدارية و الوظيفة العامة و الإصلاح الإداري-، منشورات الحلبي الحقوقية، بيروت.2003، ص ص  453، 454)

3. تعريف اتصال المؤسسة،أهميته،أهدافه و مهامه

تعريف اتصال المؤسسة:

هو نشاط إداري و اجتماعي يساهم في نقل و تحويل الأفكار عبر القنوات الرسمية داخل التنظيم، بهدف خلق تماسك في وحداته و تحقيق أهداف المنظمة"

كما يقصد به " الوسيلة الاجتماعية التي يحقق من خلالها الأفراد سبل التفاهم و التفاعل البنّاء داخل المنظمة في إطار تحقيق الأهداف المبتغى انجازها" ¹⁶(بوعطيط جلال الدين: الاتصال التنظيمي وعلاقته بالأداء الوظيفي: دراسة ميدانية على العمال المنفذين بمؤسسة سونلغاز عنابة، رسالة ماجستير في علم النفس عمل وتنظيم، جامعة منتوري قسنطينة، 2009، ص 38)

أهمية الاتصال المؤسساتي :

تبرز أهمية الاتصال كعملية أساسية و حيوية في كونه الأداة التي تستخدمها القيادة لنقل الأوامر و التعليمات و إحاطة العاملين في المؤسسة بالبيانات و المعلومات الضرورية لأداء أعمالهم  ، و كذا للتأثير في سلوكهم أو التغيير و التعديل في هذا السلوك ، فضلا عن أنها الوسيلة التي يعتمدها العاملون في إيصال آرائهم و مقترحاتهم و شكاويهم إلى قيادتهم و بالتالي تمكّن هذه الأخيرة من تفهم و معايشة المشاكل التي تواجه العمال و تسمح بوضع الحلول المناسبة لها مما يزيد من ارتفاع معنويات العاملين و تحسين مستوى أدائهم . ¹⁷(مارس هناء:اثر الاتصال التنظيمي على دافعية الانجاز لدى العمال من خلال آراء الإطارات و منفذي المؤسسة : دراسة ميدانية بمؤسسة سونلغاز فرع جيجل ،رسالة ماجستير في علم النفس العملي و السلوك التنظيمي، جامعة منتوري قسنطينة، 2008،ص 55)

   كما تتضح أهمية الاتصالات في المؤسسة من خلال:

1-         عدم تقيدها بالحدود الزمانية و المكانية.

2-         عامل أساسي في تكوين القرارات الناجحة و التي تشكل حجر الأساس في العملية الإدارية.

3-         تساعد في تحقيق الأداء الأمثل لباقي عناصر العملية الإدارية من تخطيط و تنظيم و توجيه ورقابة و تنسيق و قيادة.

4-         الوقوف على ما تم إنجازه أول بأول مما يكون لها بالغ الأثر في عملية التقويم.

5-         معالجة الموقف الطارئة التي لم يكن لها حساب على جدول الأعمال.

6-         تضييق الفجوة بين التخطيط و التنفيذ.¹⁸( سمير عبد الحميد علي: الإعلام و العلاقات العامة في المجال الرياضي، ط2، ماهي للنشر و التوزيع و خدمات الكمبيوتر، الإسكندرية.2009، ص145)

7-         يوفر الاتصال الفرصة لإعلام الرؤساء بما تم إنجازه او بما لم يتم إنجازه و بالمشكلات التي ظهرت في التنفيذ او الانحرافات التي لم تكن في الحسبان و كيفية التغلب عليها و باقتراحات و مشاكل المرؤوسين بصفة عامة.

أهداف الاتصال في المؤسسة :

إن الهدف الأساسي لوجود أي تنظيم إداري هو تحقيق أهداف المؤسسة، و لا يمكننا تصور تنظيم دون اتصال و يسعى الاتصال لتحقيق عدة أهداف نذكر منها:

ü    تفهم الأفراد لطبيعة لعملهم: إذ يسهم الاتصال الفعال في نقل أوامر و تعليمات الإدارة العليا المتعلقة بطبيعة الأعمال المطلوب تنفيذها من قبل العاملين.

ü    المشاركة في المعلومات: إذ يسعى الاتصال إلى نقل الأفكار و تبادل المعلومات الهامة لتحقيق أهداف التنظيم.

ü  مساعدة الإدارة في القيام بأعمالها الرئيسية مثل وضع السياسات و الخطط و تقسيم العمل  و تحديد المسؤوليات فضلا عن عمليات التنظيم ،الرقابة و اتخاذ القرارات.

ü  الإقناع: و ذلك من خلال الاتصال الإقناعي للتأثير على أفكار و إحداث تغييرات أو تعديلات على سلوك العاملين و ذلك وفقا لما يرغب فيه القادة و المشرفين.

ü  تنمية العلاقات الاجتماعية والإنسانية داخل التنظيم: فالاتصال أساسه التفاعل فهو يهدف إلى رفع الروح المعنوية للعاملين و خلق مناخ تنظيمي تسوده العلاقات الودية بينهم.¹⁹ (علي حسن الشهري: الاتصالات الإدارية و دورها في الأداء الوظيفي من وجهة نظر منسوبي الامن الجنائي في مدينة الرياض ، رسالة ماجستير في العلوم الإدارية ،جامعة نايف للعلوم الأمنية ، الرياض ، 2005 ، ص 55)

ü  تحديد المشاكل و تقديم الحلول و البدائل و تنفيذ القرارات و تقييم نتائجها.

ü   تحديد معايير و مؤشرات الأداء فضلا عن مراقبة و تصحيح الأخطاء. ²⁰(فرج شعبان: الاتصالات الإدارية، دار أسامة للنشر، عمان، 2008، ص158)

ü  المساهمة في الحد من انتشار الشائعات: إذ يهدف الاتصال إلى اطلاع العاملين بالحقائق و المعلومات الصحيحة من اجل تفادي الآثار السلبية للشائعات.

ü  التعريف بالمؤسسة و بطبيعة خدماتها و تدعيم المركز التنافسي لها فضلا عن توطيد علاقاتها مع المتعاملين معها و مع جمهورها بصفة خاصة و المجتمع ككل بصفة عامة.

مهام الاتصال المؤسساتي:

تختلف أوجه النشاط الذي تزاوله المؤسسات فمنها من يكون نشاطها صناعي ومنها التحويلي والإنتاجي أو الخدماتي أو الجمع بين أكثر من نشاط حيث تتنوع نشاطات المؤسسة في العديد من الاتجاهات بقصد تحقيق أكبر استفادة من تحديد مراكز مختلفة للتعرف على العائد الربحي من كل نشاط، ويصرف النظر على الغرض من قيام المؤسسة سواء كان لإنتاج سلعة أو تقديم خدمة ما سواء كان القصد ربحي أو خيري، نجد أن المؤسسة من منطلق المهام التي تؤدى من خلال مزاولة عملية الاتصال ولاحظ أن الاتصال ينفرد بأربع مهان رئيسة: إعلامية، انضباطية، تكاملية، إقناعية.²¹( يس عامر:الاتصالات الإدارية والمدخل السلوكي لها، دار المريخ، الرياض، 1986،ص68)

1. المهمة الإعلامية للاتصالات:

وتظهر المهام الإعلامية للاتصال من خلال تدفق المعلومات على كافة المستويات الإدارية والتنفيذية، فالمدير الناجح هو الذي يتخذ القرارات الناجحة والقرار الناجح يعتمد على كمية هائلة من المعلومات السليمة في الوقت المناسب ويعتمد تفق المعلومات على مدى فعالية الاتصال، وعلى المستوى التنفيذي نجد أن العاملين بحاجة إلى الكثير من المعلومات المرتبطة بالأداء الوظيفي وعلى القدر بالدفق المعلوماتي المرتبط بأداء معين نجد أن نوعية الأداء تتأثر هذا إلى جانب أن العاملين بحاجة إلى معرفة الكثير من المعلومات المرتبطة بسياسات المؤسسة، والتغيرات المستمرة ويتم ذلك من خلال المهمة الإعلامية للاتصال.

2. المهمة الانضباطية للاتصالات:

يعتمد سير العمل بالمؤسسة على مزاولة الكثير من العمليات الإدارية من ضبط، رقابة، وتنسيق بين الأنشطة المختلفة وبالتالي يستلزم وجود سياسات واستراتيجيات ومجموعة من التعاليم والقرارات والإرشادات والمذكرات الدورية والتي توضح لأعضاء المؤسسة ما يجب إتباعه وما يجب تجبه ولا يتم كل هذا إلا بمزاولة عملية الاتصال.

3. المهمة الإقناعية للاتصالات:

أحيانا لا يكفى تمتع الإدارة بقوة السلطة لضمان سير العمل في الحياة الوظيفية، بل أن تكفل الإدارة للعاملين حرية التعبير عن وجهة النظر، وحرية الموافقة أو عدم الموافقة مع الرؤساء، ويرتبط ذلك بالهمة الإقناعية في الاتصال ذو الطريقتين، حيث تعطى الفرصة للمستقبل لإجراء المزيد من الاستفسارات بقصد الإقناع بشيء معين وقد أكد التطور الإداري على أهمية الإقناع في الأداء الوظيفي.

4. المهمة التكاملية للاتصالات:

تتبع أبعاد المهمة  التكاملية للاتصال من لكونه تعبير عن الممارسات المختلفة حيث يتفاعل الأفراد من أجل التكامل الذاتي والجماعي وتساعد هذه المهمة على سيادة روح الوحدة بالمؤسسة، مما يستلزم توفير الوسيلة  يستطيع بها الموظف التعرف على نفسه من خلال الانتماء إلى مجموعة ما للمؤسسة.