التخطيط التربوي - عل ...

1- تعريف وظيفة التوجيه: هو العمل المستمر لرجل الإدارة أثناء عملية التنفيذ حيث يواجه المشكلات اليومية ويقوم ما أعوج منها، ويوجد التعاون بين العاملين وينمي بينهم روح الفريق الواحد. فوظيفة التوجيه هي الوظيفة الإدارية الخاصة بإدارة المنظمة، أو أي جزء منها أثناء قيامها بتنفيذ الخطط نحو أهداف تحددت في مرحلة التخطيط السابقة. ونوع ودرجة التوجيه تعتمد بدرجة كبيرة على الوظيفتين السابقتين (التخطيط والتنظيم)، فكلما قلت كفاءة وظيفتي التخطيط والتنظيم كلما زادت الحاجة إلى التوجيه، والعكس صحيح، أي كلما كان التخطيط والتنظيم أكثر كمالا وإتقانا كلما كانت وظيفة التوجيه أسهل على المسؤول (راوية، 1999).

ويتم التوجيه من خلال الاتصالات(يشير مفهوم الاتصالات إلى عملية نقل التوجيهات أو الأوامر أو التعليمات فيما بين الأفراد في المنظمة، أو بين هؤلاء الأفراد أو بعض الأفراد أو الجماعات خارج المنظمة كموظفي العلاقات العامة ورجال التسويق، الذين يتعين أو يحتاج إلى الاتصال بهم خارج المنظمة بغرض تحقيق أهداف محددة. وهو عملية تتضمن قيام فرد بنقل معلومات بغرض توصيلها إلى شخص ثاني وبطريقة مفهومة من أجل أنيتمكن الشخص الثاني أو الأخير من تنفيذ مضمونها بالطريقة المطلوبة. 

وقد يكون الاتصال بين شخص وآخر، أو بين شخص ومجموعة أو بين مجموعة وشخص آخر، أو بين مجموعة ومجموعة أخرى (عريفج، 2001).

1-1- أدوات التوجيه: المدير كونه يتعامل مع تابعين له هم حاجات مادية ونفسية، ولكي يضمن محبة وولاء هؤلاء التابعين واحترامهم حتى يقبلوا على أعمالهم بقناعة ورضا فإنه يحتاج إلى توفير ومهارة في استخدام الأدوات التالية:

أ- الحوافز: هي مجموعة العوامل أو المؤثرات التي تدفع أو تجعل العامل (الشخص) سواء كان مديرا أو منفذا يبذل جهدا أكبر في عمله أو الامتناع عم الخطأ. والحوافز قد تكون مادية أو المعنوية ومن الحوافز المعنوية الايجابية شعور العامل أنه بشر وليس كالآلة ومشاركته بالعمل بأفكاره وليس بمجهوده البدني، ومن أمثلة الحوافز المعنوية الايجابية المصلحة الوطنية، العلاقات الطيبة في العمل، الإحساس بالمشاركة بالعمل، والذي يحدد أي أنواع الحوافز أفضل، طبيعة الشخص وطبيعة العمل فمن الأشخاص من يستجيب للعقاب ومنهم العكس ومنهم من يفضل الحوافز المادية وهناك من يفضل الحوافز المعنوية. 

فإشباع الحاجات للأفراد وسيلة توجيهية (ماسلو) يستخدمها المدير في توجيه العاملين معه، وبصفة عامة فإن يعتقد أن هناك خمس حاجات للإنسان وأن هذه الحاجات لها أهمية تصاعدية بمعنى أن الحاجة التي تمثل الأهمية الأولى لابد من إشباعها بدرجة مقبولة أولا قبل أن يبحث الإنسان الحاجة الثانية أو الثالثة وهكذا (وارث، 2012).

والحاجات الخمس عند ماسلو هي:

- الحاجات الضرورية أو المادية (كالطعام، السكن، الراحة).

- الحاجة إلى الأمان (من الأخطار).

- الحاجة الاجتماعية (الحاجة إلى الصلات الإنسانية، الحب والعطف).

- الحاجة إلى التقدير الشخصي (كالشهرة، الحرية في العمل، كسب حب الآخرين).

- الحاجة إلى تحقيق أقصى الآمال (كالتطلع إلى رغبات هامة، الطموح، الاكتفاء الذاتي).

ب- التدريب: التدريب هو النشاط الذي يخطط له يقصد منه إحداث تغييرات في المتدربين من ناحية المعلومات والخبرات والمهارات ومعدلات أدائهم إنتاجهم وطرق العمل والسلوك. 

والتدريب يعتبر من أهم الأدوات التوجيهية التي يستخدمها المدير في توجيه العاملين معه، لأنه يرفع من كفاءة الموظفين ويفتح أمامهم فرص الترقي ويرفع من معنوياتهم حينما يشعرون بتقدمهم وإتقانهم للعمل المنوط بهم وهناك وظيفتان للتدريب هما:

- تأهيل الموظف الجديد: يعني إمداد الموظف الجديد بجميع المعلومات عن المؤسسة المنظمة التي انضم إليها من حيث نشأتها، تنظيمها، سياستها،أساليب معاملة الموظفين فيها، وبجميع ما لا يعرفه عن العمل وعن المنظمة، فتهيئة الموظف الجديد يؤدي غرضين مهمين هما شعور الموظف الجديد بالثقة بالنفس.

- التأكد من أن الموظف الجديد أصبح لديه إلمام بظروف العمل (عريفج، 2001).

- رفع كفاءة العاملين القدامى: تدريب الموظف القديم من أهم أدوات التوجيه التي يستخدمها المدير في توجيهه مرؤوسيه. فالتدريب وسيلة إدارية توجيهية من شأنها الوصول بأداء الفرد في العمل إلى أقصى حد ممكن بالشكل وبالأسلوب الذي يحقق الاستخدام الأمثل للموارد البشرية.

ج- العلاقات الإنسانية: على المدير أن يستخدم العلاقات الإنسانية في توجهيه للعاملين برفع روحهم المعنوية وكسب ولائهم واحترامهم له،وإشباع حاجاتهم، وتصويب أو تصحيح الأخطاء دون مساس بالشعور. كما أن الروح المعنوية المرتفعة تؤدي إلى إنتاجية أحسن من جانب الأفراد وبالتالي يصحب ذلك تكاليف أقل لصاحب العمل المنظمة من أجل ذلك فإن الإدارة الحديثة في المشروعات المختلفة تتجه إلى التنمية والمحافظة على مستوى مرتفع من الروح المعنوية بين الأفراد، والإدارة بسعيها إلى رفع معنوية الأفراد تستخدمها كوسيلة توجيهية وكوسيلة للحصول على الإنتاجية الأفضل. كما أن الروح المعنوية من ناحية أخرى تؤدي إلى تخفيض معدل دوران العمل نظرا لأن الأفراد دوي الروح المعنوية المرتفعة يعتبرون راضين عن العمل ولدلك فإنهم في الغالب لن يبحثوا عن أعمال أخرى أو مجالات أخرى من العمل خارج المنظمة.

كما أن الرئيس لكي يكتسب محبة وولاء مرؤوسيه واحترامهم الشخصي له عليه أن يكون قدوة حسنة سواء كان في مجال العمل أو في شخصه، وعدالة وإنصاف المدير من الأشياء المهمة التي تجذب العاملين نحو الرئيس. فالتوجيه اللين العطوف من الأمور المحببة للعاملين (وجادلهم بالتي هي أحسن) النحل من الآية(125)، (ولو كنت فظا غليظ القلب لا نفضوا من حولك) آل عمران من الآية(159).

فالمدير المشرف مهمته التوجيه والرقابة، أو بمعنى آخر تصحيح الأخطاء إن وجدت،فتصحيح الأخطاء أو تصويب الأخطاء أهم الأعباء الملقاة على عاتق المدير وإن كانت من الأشياء غير المحببة للمدير والسبب في ذلك أن تصويب الأخطاء يعني في بعض الحالات إشعار الموظف بخطئه أو عيبه وهذا ما قد يسيء إلى الموظف أو يجرح كرامته. لهذا فإنه ينبغي على المدير، المشرف توخي الحرص الشديد عندما يصيب أخطاء تابعيه وأن يغلف التصحيح بالحب واختيار الكلمات والوقت والمكان المناسب للتصحيح.

وكلما تعرف المدير على أسباب الخطأ كلما أمكنه توجيه الموظف بروح الود والتعاطف وعلى أساس من المناقشة الهادفة. فليس الهدف من التصويب العقاب بل الإصلاح ولذلك فإنه من الواجب على المدير أن يصوب الأخطاء بغير إيذاء لشعور الموظف (الشيخ سالم، وآخرون، 1998).

2- الاتصال الإداري: العمليات الإدارية تقوم على تبادل البيانات والمعلومات، فالمدير كقائد في عمله يحتاج لكي يحقق أهداف المنظمة إلى التوجيه، ولكي يوجه يحتاج إلى أن يفهم العاملين معه ويوجه سلوكهم بشكل يضمن عدم تعارض هذا السلوك مع الأهداف التنظيمية على الأقل.وكل هذا يحتاج إلى الاتصال بهم باستمرار لتوجيههم وتنظيم أعمالهم ومتابعتها.

فالمعلومات والبيانات هي القلب النابض للعملية الإدارية وهي جوهر عمل القائد الإداري في المنظمة. وبقدر ما تكون هذه المعلومات والبيانات دقيقة وصحيحة بقدر ما تكون قدرات المدير فعالة.

ونظرا لأهمية الاتصالات في تصريف شؤون الإدارة، فهناك ضرورة قصوى لتنظيمها، وتحقيق فاعليتها، بحيث تنساب المعلومات والبيانات في حركة مستمرة بين مستويات التنظيم والإدارة التربوية لا تعمل في الفراغ بل في محيط اجتماعي له عقيدته الاجتماعية ونظمه السياسية والاقتصادية وله ثقافته المميزة وعادته وتقاليده، وفي هذا المحيط الاجتماعي تتفاعل المؤسسات والتنظيمات الإدارية المختلفة، سواء الخاصة بالإنتاج أو الخاصة بالخدمات.

وعلى هذا الأساس تكون عملية الاتصال الإنساني وتبادل المعلومات من أهم عوامل النجاح أو فشل الإدارة وفي تحقيق أهداف العمل التربوي وعلى صعيد الإدارة التربوية يفترض وجود نظام جيد للاتصال بين هذه العناصر لضمان نوع من وحدة الفكر أو التصور التي يمكن أن توجه الجميع نحو تحقيق الأهداف المشتركة (سعدات، 2016).

أ- تعريف الاتصال: كلمة اتصال مشتقة من الكلمة اللاتينية (communis) وتعني المشاركة في الرأي أو الحديث أو المشورة أو اتخاذ القرار... أي أن الاتصال هنا يعني الاشتراك في المعلومات أو تبادل المعلومات والمشاعر والاتجاهات.وعرف الاتصال بأنه تبادل للمعلومات والحقائق والمعاني والمشاعر بين جهة وأخرى لإنجاز عمل أو اتخاذ قرار أو تغيير سلوك، وهو فن إيجاد وإشاعة التفاهم بين الأشخاص سواء على مستوى الأفراد أو الجماعات على المستوى الشخصي لا يستطيع الفرد أن يعيش بمعزل عن المجتمع فحتى يشبع رغباته علية الاتصال مع الناس وغالبا ما يعتمد نجاح الفرد على قدرته على الاتصال.

وفي قاموس أكسفورد عرف الاتصال الداخلي على أنه  نقل وتوصيل أو تبادل الأفكار والمعلومات بالكلام أو الكتابة أو بالإشارات.

وفي المؤسسات تشكل عملية الاتصال جوهر وأساس العمليات والوظائف وعن طريقها ترتبط أجزاء وأقسام المؤسسة يبعضها البعض ويتحقق التكامل في أعمالها إذ لا يمكن لجزء أن يعمل بمعزل عن بقية الأجزاء.

والاتصال التربوي يعني نقل أو توصيل وتبادل المعلومات والحقائق التربوية والتعليمية بين الإداريين والفنيين من كوادر العملية التربوية لأغراض تحقيق الفهم المشترك والمتبادل بين المشرفين على هذه العملية والقائمين بها فعلا بحيث يتم التوصل في النهاية إلى تحقيق أهداف التربية وفلسفتها.

ويهدف الاتصال إلى نقل المعلومات وجوانب المعرفة من شخص إلى آخر بحيث يمكن للعمل التعاوني أن يحث ويبرز. وتوجيه نشاط الأفراد العاملين في الإدارة نحو إنجاز برامج العمل المحققة للأهداف. يحفز العناصر العاملة في الإدارة وإثارة دوافعها وإطلاق طاقاتهم نحو العمل المتكامل والتعاوني الكفيل بتأمين مستويات محددة للإنجاز.

- تكوين وتعديل الاتجاهات والموقف والأفكار للعاملين في الإدارة والتأثرين بقراراتها بقصد الإقناع ومن ثم التأثير في سلوكهم. وتنمية شبكة متطورة من العلاقات الإنسانية الجيدة بين عناصر الإدارة.

 والاتصال التربوي يهدف إلى نقل التعليمات والتوجيهات ووجهات نظر المدير إلى المعلمين من أجل القيام بوظائفهم الأساسية، وإطلاع المعلمين على ما يجري في المدرسة من أنشطة مختلفة. وتزويد المعلمين بالأخبار المختلفة وخاصة الاجتماعية منها لدعم الروابط الإنسانية بين العاملين. وخلق درجة من الرضا الوظيفي والانسجام والتخلص من الضغوط المختلفة، وتحسين سير العمل الإداري من أجل التفاعل بين العاملين وتوجيه الجهود تجاه الهدف المنشود. وإمداد المدير والمشرف بالمعلومات والبيانات الصحيحة مما يساعد في اتخاذ القرارات السليمة.

والاتصال الفاعل يمكن المدير من التأثير في المرؤوسين (العاملين) والقيام بعمله من حيث التوجيه والإشراف على أفضل وجه (سعدات، 2016).

ب- عناصر الاتصال: يتكون من العناصر التالية:

المرسل: وهو ذلك الشخص الذي لديه الرغبة في مشاركة الآخرين لمشاعره أو أفكاره.

الرسالة: وتعني الأسلوب الذي تخرج به الفكرة أو المشاعر من المرسل إلى هؤلاء الذين يود أن يشاركوه أفكاره أو مشاعره.

قناة الاتصال (الوسيلة): وهي الطريقة التي تنتقل بها الرسالة بين المرسل والمستقبل أو المستقبلين.
المستقبل: وهو ذلك الشخص أو المجموعة المستهدفة من عملية الاتصال والذي يريد المرسل أن يشاركوه في أفكاره ومشاعره.

الاستجابة :وهي ما يمكن أن نسميه رد الفعل الذي يحدث لدى المستقبل نتيجة عملية الاتصال، وهل حققت التأثير أو الهدف المطلوب أم لا وهو ما يعتبره البعض المتمم لدائرة الاتصالات بين المستقبل والمرسل. وتستخدم العملية الاتصالية إحدى الأساليب التالية: (المجالس- الاجتماعات- المقابلات- اللجان- الاتصالات الخطية).

أما من حيث الأصناف فيمكن تصنيفها إلي الأصناف التالية:

أولا: تصنيف الاتصالات إلى  رسمية وغير رسمية:

1- رسمية: وهي التي يحكمها التنظيم وتمر عبر خطوط السلطة بتدرج نازل أو صاعد حسب المراكز والمستويات الإدارية وبشكل أفقي تفرضه ضروريات التكامل.      

2- غير رسمية: وهي الاتصالات الغير مباشرة بين الأفراد في المؤسسة الواحدة وتكون في أحسن صورة ومكملة لدور الاتصالات الرسمية.

ثانيا: تصنف الاتصالات حسب اتجاهات التدفق: وهي تصنف إلى رأسيه من أعلى إلى أسفل والعكس، وأفقية، وأحيانا قطريه وبالمقابل تعطي من أسفل إلى أعلى فرصة للمرؤوسين لعرض مشكلاتهم ومطالبهم وتقديم صورة مباشرة على سير العمل للرؤساء.

ثالثا: تصنيف الاتصالات حسب الوسائل والطرق: وهنا قد تكون الاتصالات شفوية أو كتابية أو وسائل غير لفظية، والاتصالات الشفوية تتم وجها لوجه بين المرسل والمستقبل، والغير لفظية تأتي في معظم الحالات كوسيلة لتدعيم وسائل الاتصال اللغوي والشفوية.

رابعا: تصنيف الاتصالات حسب تبعا لعدد المشتركين في عملية التواصل: فقد يكون الاتصال فرديا بين المدير والمرؤوس أو بين المعلم والطالب في مقابلة خاصة لبحث أحد الموضوعات التي لا تخص الأطراف الأخرى.

وتتميز الاتصالات الفردية بالعمق والشمول والصراحة، وهي قله ما ينشا هذه النوع من الاتصالات لغرض نقل التعليمات وبحثها ومناقشة قضيا تحمل البدائل المتعددة.

ج- مهارات الاتصال: من أهم المهارات الاتصالية ما يلي:

- مهارة القراءة: تمييز الأفكار الرئيسية من الأفكار الثانوية.

- مهارة الكتابة: الكتابة بأسلوب بسيط ومفهوم، وبصياغة جيدة بدون أية أخطاء في القواعد، التسلسل المنطقي للآراء والأفكار، الأخذ بعين الاعتبار المستوى التعليمي والثقافي للأشخاص الذين يكتب إليهم.

- مهارة الإنصات: الاستماع بتركيز إلى ما يقوله الآخرين وعدم الاشتغال بأمور أخرى أثناء الاستماع.   - القدرة على وزن الأمور (شنودة،1976 ).

- مهارة المحادثة: التركيز على جوهر الموضوع أثناء الحديث.

د- طرق الاتصال الإداري: المدير الناجح هو الشخص الذي يتواصل بشكل فعال مع مرؤوسيه، ومن الضروري حقًا للمديرين التعبير عن آرائهم بوضوح حتى يفهم أعضاء الفريق ما هو متوقع منهم بالضبط، وعادة هناك طريقتان يتواصل فيه المديرون فيما بينهم ومع مرؤوسيهم.

- التواصل اللفظي: الاتصال الذي يتم بمساعدة الكلمات يسمى الاتصال اللفظي ، ولا توجد سجلات مكتوبة متاحة في التواصل الشفهي، وفي التواصل اللفظي يحتاج الأفراد إلى توخي الحذر الشديد بشأن كلامهم، وما يتحدثون وكيف يتحدثون مهمان كثيرا، ويجب على المديرين اختيار الكلمات الصحيحة لمخاطبة أعضاء فريقهم، وتأكد من عدم إرباك أعضاء فريقك ، ويجب أن يكون المرء بصوت عالٍ وواضح أثناء التفاعل مع الموظفين في مكان العمل، لذلك كن واضحا ودقيقا جدا .

- التواصل الكتابي: يتم الاتصال أيضا من خلال رسائل البريد الإلكتروني والخطابات والكتيبات والإشعارات وما إلى ذلك من أنواع الخطابات الإدارية، وغالبا ما يسمى أسلوب الاتصال هذا حيث تتوفر السجلات المكتوبة الاتصال الكتابي، ويجب على المديرين غرس ممارسة التواصل عبر رسائل البريد الإلكتروني مع صغارهم لأنها واحدة من أكثر طرق الاتصال موثوقية، ومن الضروري للمديرين إتقان فن كتابة رسائل.

- لغة الجسد: يجب على المديرين أن يهتموا بشكل خاص بلغة جسدهم وتعبيرات وجههم وإيماءاتهم للتواصل الفعال، والمدير الذي دائما ما يتجاهل وجهه لا يحبه الناس ولا يحترمهم.

ه- معوقات الاتصال: من أهم المعوقات التي تقف في سبيل نجاح الاتصال ما يلي:

أولا :معوقات شخصية: هي مجموعة المؤثرات التي ترجع إلى المرسل والمستقبل في عملية الاتصالات وتحدث فيها أثرا عكسيا، وتعود هذه المعوقات بصفة عامة إلى الفروق الفردية التي تجعل الأفراد يختلفون في حكمهم وفي عواطفهم وفي مدى فهمهم للاتصال والاستجابة له، ومدى الثقة بين الأفراد فضعف الثقة بينهم يؤدي إلى عدم تعاونهم وبالتالي حجب المعلومات عن بعضهم البعض، مما يحد من فاعليتها.

ثانيًا: معوقات تنظيمية: كعدم وجود هيكل تنظيمي يحدد بوضوح مراكز الاتصال وخطوط السلطة الرسمية في المنظمة، مما يجعل القيادات الإدارية تعتمد على الاتصال غير الرسمي، وقد يكون التخصص من معوقات الاتصال، وذلك في الحالات التي يشكل فيها الفنيون والمتخصصون جماعات متباينة لكلمنها لغتها الخاصة وأهدافها الخاصة فيصعب عليها الاتصال بغير الفنيين المتخصصين.

- عدم وجود وحدة تنظيمية لجمع ونشر البيانات والمعلومات، وعدم الاستقرار التنظيمي يؤديان أيضا إلى عدم استقرار نظام الاتصالات بالمنظمة.

ثالثا: معوقات بيئية: هي المشكلات التي تحد من فاعلية الاتصال والتي ترجع إلى مجموعة العوامل التي توجد في المجتمع الذي يعيش فيه الفرد سواء داخل المنظمة أو خارجها كاللغة التي يستخدمها، وعاداته تقاليده، وعدم كفاية وكفاءة أدوات الاتصال، وعدم وجود نشاط اجتماعي على نطاق كبير في المنظمات.

علاقة وظيفة التوجيه بالاتصالات: للاتصالات أهمية قصوى في المنظمات، فكل نشاط إداري لا يتم إلا بالاتصال، ولذلك نجد أن الاتصالات الفعالة عامل أو عنصر أساسي في نجاح وظيفة التوجيه. فهو الوسيلة الفعالة لإحكام إشراف الرئيس على مرؤوسه وإحاطة الجهة الإدارية علما بمجريات الأمور والوسيلة الأساسية لمتابعة أوجه النشاط والتأكد من أن كل فرد قد نفذ أداؤه على الطريقة المحددة له وفي الوقت المناسب. كما قد تكون من الأسباب الرئيسية في نجاح أو فشل الرؤساء في مهامهم وهي مهمة جدا في جميع المجالات، في مجال إدارة، وفي العلاقات الاجتماعية بين الناس. فالاتصال الجيد يعرف أعضاء التنظيم بما يقوم به بعضهم من أعمال لكي يقتدوا به إذا كان مفيدا أو يمتنعوا عنه إذا كان غير مفيد. وينقل المعلومات من أعلى إلى أسفل من الرئيس إلى المرؤوس في صورة توجيهات، وينقل المعلومات من أسفل إلى أعلى من المرؤوس إلى الرئيس توصيل معلومات هامة لكي يستعين بها الرئيس في اتخاذ القرارات (شنودة، 1976).