التخطيط التربوي - عل ...

    للتنظيم الاداري مكانة ودور واهتمام شديد من قبل الممارسين والباحثيين، لدوره الهام والحيوي في حياة الأفراد والمنظمات، خاصة بعد أن تشابكت العلاقات فيما بينها وتعقدت نظرا لنمو حجمها المطرد وتضخم مسؤولياتها.    

مفهوم التنظيم الإداري: التنظيم الإداري موضوع مهم،فقد تملك المنظمات عناصر الإنتاج،ولكن درجة فعالية تنظيم القوى العاملة فيها غير فعال، فالتنظيم الإداري يشمل الجانب الهيكلي للعلاقات في المنظمة،كما يشمل العنصر البشري فيها.                

والتنظيم هو التوزيع المناسب للأفراد والواجبات وتحديد الاختصاصات وتوضيح السلطات والمسؤوليات داخل المنظمة من أجل تحقيق هدف منشود،  يعبر عن نمط التعاون البشري القائم من أجل تحقيق هدف مشترك. وعليه فإن الأسرة تعتبر أول نواة تنظيمية، ومنها استحدثت الأسس الأولية للتنظيم، ثم جاء نشوء العائلة، ثم القبيلة، ثم الطائفة، ثم المنطقة الصغيرة، ثم المنطقة الكبيرة، ثم الدولة، وعليه جاء نشوء الجيوش والمجتمعات بمثابة حلقات تنظيمية مترابطة ومتممة لبعضها البعض.         

فالتنظيم قديم في مفهوم قدم التاريخ (الشيخ سالم، وآخرون، 1998).

والتنظيم يقسم العمل بين أعضائه، من حيث إسناد عمل معين لكل موظف، وبتحديد الاختصاصات له، كما أنه يحدد نشاطه ضمن إطار هذا الدور. وينشئ إجراءات قياسية، فيضع ويحدد إجراءات مفصلة لكيفية القيام بالعمل، ويرفع عن كاهل الموظف عبء تحديد هذه الإجراءات، كما يوفر نظاما للاتصالات وينقل القرارات إلى جميع أقسام المنظمة، فبتوزيع مثل هذه القرارات من الأعلى إلى الأسفل، ومن الأسفل إلى الأعلى، وعلى شكل أفقي، فإنه يمد الموظف بالمعلومات التي تهديه أثناء قيامه بعمله.

كما أن التنظيم يحقق تنمية الموظفين العاملين فيه وذلك بتوفير وسائل التدريب لهم، وبتزويدهم بالمعلومات، وبتنمية مهاراتهم مما يساعد على اتخاذ قرارات أفضل بما يتفق وخاصية التنظيم (الشيخ سالم، وآخرون، 1998)

مبادئ التنظيم الإداري:

- مبدأ ضرورة التنظيم: أي تقسيم العمل على أفراد التنظيم وتحديد المسؤولية عن كل جزء مع إعطاء كل فرد السلطات الملائمة لما أسند إليه من الأعمال.

- مبدأ الهدف: أن يكون للمنظمة هدف أو أهداف، محددة وواضحة ومتفق عليها تسعى إلى تحقيقها.    

- مبدأ التخصص: أن يقتصر عمل كل موظف على القيام بأعباء وظيفة واحدة.

- مبدأ التنسيق: يعني الترتيب المنتظم للجهد الجماعي، ويجب أن تنسق جميع جهود الموظفين نحو تحقيق الهدف الرئيسي (الهدف العام)، للمنظمة بأقل مجهود وفي أسرع وقت ممكن.

- مبدأ السلطة: تعني القدرة الشرعية التي تناط بشخص ما والتي تجعله قادرا على اتخاذ القرار، والتي تكون مقبولة من الممارس للسلطة ومن الذين تمارس عليهم هذه السلطة ومن الأفراد المتأثرين بها.

- مبدأ تفويض السلطة:يعني إعطاء حق التصرف واتخاذ القرارات في نطاق محدد وبالقدر اللازم لإنجاز مهام معينة، ويتم ذلك بأن يعهد الرئيس الإداري ببعض اختصاصاته إلى مساعديه ووكلائه الذين يثق بهم.

- مبدأ المسؤولية: يعني على أداء الواجبات الناتجة عن السلطة المفوضة للمفوض بحكم كونه عضوا في المنظمة بصرف النظر عن رغباتهم الشخصية.                   

- مبدأ وحدة الأمر: يعني حصر سلطة إصدار الأوامر في كل مستوى في مصدر واحد،بحيث يكون الفرد مسؤولا أمام رئيس واحد ويتلقى منه الأوامر والتعليمات ويكون مسؤولا أمامه عن أعماله التي يقوم بها.                                               

 - مبدأ نطاق الإشراف: يقصد به عدد المرؤوسين الذين يستطيع المشرف أن يشرف على أعمالهم إشرافا مباشرا بكفاءة. وتحديد نطاق الإشراف يعتمد على عوامل عديدة منها:

- نوع وطبيعة العمل (في الأعمال الذهنية يضيق نطاق الإشراف وفي الأعمال العضلية يتسع).

- مقدرة المشرف واستعداده الشخصي (كلما زادت مقدرة المشرف اتسع نطاق الإشراف).

- قدرة أو كفاءة المرؤوسين (كلما زادت كفاءة المرؤوسين اتسع نطاق الإشراف).

- أسلوب العمل (يضيق نطاق الإشراف في الأعمال المعقدة ويتسع في الأعمال البسيطة والمتكررة).                                                                                  

- الموقع الجغرافي (القرب والبعد عن المشرف) (كلما اتسع النطاق الجغرافي ضاق نطاق الإشراف).                                                                                                        

- سهولة الاتصال (كلما سهل الاتصال اتسع نطاق الإشراف).

- طبيعة الظروف المحيطة بالعمل وغيرها (كلما صعبت الظروف المحيطة ضاق نطاق الإشراف) (ميلاط، 2007)

أنواع التنظيم: هناك نوعان متميزان من التنظيم هما:

أ-التنظيم الرسمي: وهو ذلك التنظيم الذي يتمثل في دراسة الشكل الرسمي للتنظيم ممثلا بالخرائط التنظيمية وعلاقات الإدارات بعضها ببعض. حيث يهتم بهيكل المنظمة وشكلها وبتحديد العلاقات بين الأفراد ومستوياتهم،وتقسيم الأعمال وتوزيع الاختصاصات وبتحديد السلطات والمسؤوليات في المنظمة ويرتكز التنظيم الرسمي على عدد من المبادئ الأساسية منها:                     

- البناء التنظيمي مبني على النظام الهرمي.                                                                        

- الاتصال وفق قنوات محددة وثابتة. 

والتنظيمات الرسمية تقوم على الأسس التالية:

- وجود مجموعة من الأفراد تستطيع الاتصال بعضها ببعض أيا كانت مراكز السلطة والمسؤولية التي يحتلونها داخل المنظمة.

- وجود الرغبة في المشاركة لإنجاز العمل عند هؤلاء الأفراد دون ضغط أو إكراه.

- أن تكون هذه الرغبة في المشاركة هو إنجاز العمل من أجل تحقيق هدف أو أهداف مشتركة.

- تجميع الأعمال في وحدات إدارية.

ب- التنظيم غير الرسمي: وهو ذلك التنظيم الذي لا يخضع إلى قوانين وأنظمة ولوائح رسمية ولكنه يتأثر بهذه القوانين بالإضافة إلى المحيط الذي يعمل فيه.

خصائص التنظيم الجيد: هناك عدد من العوامل التي يمكن أن تكون بمثابة مقاييس أو معايير تساعد في معرفة التنظيم الجيد من غيره، ومن أهم هذه العوامل ما يلي:

- وحدة القيادة: بمعنى عدم تعدد القادة على مرؤوس واحد.

- نطاق الإشراف المناسب: والذي يمكن أن يكون ما بين (8-12)، في المهمات البسيطة، ومن (3-6) في المهمات المعقدة.

- تقليل المستويات الإدارية وتقصير خطوط الاتصال.

- التجانس والتكامل في جميع الأعمال والنشاطات.

- التنسيق بين الوحدات الإدارية ونشاطاتها.

- الوضوح في تحديد السلطات والمسؤوليات.

- تفويض السلطة والتكافؤ بينها وبين المسؤولية.

- وضع إجراءات نمطية لتسهيل وتوفير الوقت والمال والجهد.

- مرونة التنظيم وبساطته وقدرته على استيعاب التغيير والتطوير.

أعراض التنظيم غير السليم: من أعراض التنظيم غير السليم:

- انخفاض الحالة المعنوية لأفراد التنظيم ويمكن ملاحظتها من خلال:

- كثرة استقالات الموظفين الاختيارية.

-كثرة طلبات النقل من المنظمة أو من أقسامها.

- كثرة وشدة الإجراءات التأديبية.

- كثرة الشكاوى أو قلتها أو انعدامها.

- كثرة أيام الغياب.

- كثرة عدد المتغيبين.

- تفشي ظاهرة التأخر.

- تفشي ظاهرة اللامبالاة والسلبية والرفع بعدم الاختصاص.

- التأخر في اتخاذ القرارات.

- التضارب في القرارات.

- الزيادة الهائلة في حجم الأعمال المكتبية.

- تعدد وتنوع السرقات والاختلاسات.

- المركزية الزائدة عن الحد-فشل الإدارة في إعفاء الأشخاص غير الأكفاء.

- كبر حجم العوادم والأجزاء التالفة أو أي نوع من الإسراف في المواد والعدد والآلات.

- الميل إلى اتخاذ الطريق غير الرسمي بدلا من اتخاذ الطريق المباشر الذي يملك المعلومات أو سلطة اتخاذ القرارات

- جنوح هيكل سن الإداريين نحو الكبر أو الصغر.

- كثرة اللجان والاجتماعات باعتبار أن ذلك ضروري لعمل ترتيبات خاصة لتنسيق الأنشطة.

- الزيادة في المنسقين والمساعدين ومديري المكتب (علاقي، 1980).

الخرائط التنظيمية:                                                           

هي صور تعكس الهيكل البنائي للمنظمة،أي أنها شكل أو تصوير يوضح تلك الوحدات الرئيسية، والوحدات الإدارية التي تكون في مجموعها المنظمة والعلاقات التي تربط تلك الوحدات ببعضها البعض وخطوط السلطة والمسؤولية التي تربط بين أجزاء المنظمة والأبعاد الأفقية لنطاق الإشراف.

والتنظيم لا يعني فقط إعداد الخرائط التنظيمية وإنما يتضمن تقسيم وتوزيع العمل على الموظفين وتوزيع السلطات عن طريق تفويض وتحديد العلاقات بين المستويات الوظيفية.

فالخريطة التنظيمية، هي شكل يوضح أوجه النشاط في المنظمة موزعة على التقسيمات التنظيمية المختلفة والوظائف الرئيسية بها وعلاقاتها وخطوط السلطة والأبعاد الأفقية لنشاط الإشراف.

تتكون في العادة من المفردات والخطوط. فالمفردات هي عبارة عن أشكال هندسية بسيطة تتمثل في المستطيل أو المربع أو الدائرة والذي يعبر كل واحد منها عن وظيفة أو فرد أو قسم أو إدارة أو شعبة أو وحدة (ميلاط، 2007).

ويفضل عند رسم الخريطة التنظيمية أن تكون المستويات الإدارية المتساوية ممثلة بمستطيلات متساوية من حيث المساحة وأن تكون على مستوى أفقي واحد. والخطوط التي تربط المفردات ببعضها تعبر عن قنوات السلطة والأوامر في الأجهزة التنفيذية، وتمثل العلاقات المباشرة في المنظمة فمنها ما يكون رأسيا ومنها ما يكون أفقيا. أما الخطوط الرأسية فهي تعبر عن علاقات السلطة من أعلى إلى أسفل، أو من الرئيس إلى المرؤوس أو تعبر عن المسؤولية من أدنى إلى أعلى، أو من المرؤوس إلى الرئيس.

أما الخطوط الأفقية فتعبر عن علاقات المشاركة والتعاون بين الوحدات التي تقع في مستوى واحد.

أما الخطوط المتقطعة التي تربط على سبيل المثال وحدة التنظيم والإدارة بنائب المدير، فإنما تعبر عن العلاقات الاستشارية بين الوحدتين أو العلاقات غير الرسمية في المنظمة والتي تتم خارج الخطوط الرسمية المحددة للاتصال، كاتصال موظف بموظف آخر في قسم أو دائرة أو وزارة أخرى من أجل الحصول على بعض المعلومات والبيانات التي يحتاجها لاتخاذ قرار ما.

- كما يجب أن توضح الخرائط التنظيمية الإطار العام للمنظمة والوحدات، والتسلسل الرئاسي لشاغلي الوظائف في المنظمة وتعريف الرئيس بالمرؤوس والمرؤوس بالرئيس (الشيخ سالم، واخرون، 1998).

ولإعداد الخرائط التنظيمية من الأفضل أن يكون هناك شخص واحد في المنظمة مسؤول عن إعداد الخرائط التنظيمية فيها حتى تكون على نسق واحد. وهناك بعض المنظمات التي يوجد فيها وحدة تنظيم وإدارة من مهامها الرئيسية إعداد الخرائط التنظيمية. أما الخطوات فيمكن تلخيصها كالتالي:

الخطوة 1: تحديد النشاطات الواجب القيام بها لتنفيذ العمل الذي ستقوم به هذه المنظمة.

الخطوة 2: تجميع النشاطات المتشابهة في وظيفة واحدة.

الخطوة 3: تجميع الوظائف المتشابهة في أقسام، وإحداث وظيفة رئاسية لكل قسم هي وظيفة رئيس قسم.

الخطوة 4: تجميع الأقسام المتشابهة في دائرة واحدة وإحداث وظيفة رئاسية لجميع هذه الأقسام.

الخطوة 5: تحديد صلاحيات وسلطات ومسؤوليات كل وظيفة من هذه الوظائف بعد تحديد الأعمال الضرورية للقيام بها بكل وضوح، ووصف المؤهلات المطلوب توفرها في شاغل هذه الوظيفة وهو ما يسمى بوصف الوظائف.

الخطوة 6: شغل هذه الوظائف بالأفراد المؤهلين وفقا لمبادئ الإدارة السليمة في الاختيار والتعيين (ميلاط، 2007).

ومن الأغراض التي تحققها الخرائط التنظيمية ما يلي:

- كيفية تقسيم الأعمال بين الموظفين.

- تبين الخريطة التنظيمية خطوط المسؤولية والاتصال الرسمي في المنظمة.

- تبين الخريطة التنظيمية العلاقات بين مختلف الوحدات الإدارية، وعملية التنسيق بين هذه الوحدات.

- تبين الخريطة التنظيمية عدد المستويات الإدارية في المنظمة وحجم كل منها والنشاطات التي تمارسها.

- توضح الخريطة التنظيمية نطاق الإشراف لكل رئيس وحدة إدارية.

- يساعد تحليل الخريطة التنظيمية في اكتشاف وتصحيح الأخطاء الموجودة في التنظيم.

- تفيد الخريطة التنظيمية في برامج التدريب والتوجيه.

- تساعد الخريطة التنظيمية على دراسة التطور التاريخي والوظيفي للمنظمات الإدارية.

- تظهر الخريطة التنظيمية اللجان المختلفة سواء كانت لجانا استشارية أو تنفيذية أو غيرها ثم تظهر مستوياتها في الهيكل البنائي للمنظمة سواء كانت في المستويات العليا.

- تستخدم الخريطة التنظيمية لأغراض إعلامية (ميلاط، 2007).

والخريطة التنظيمية لا تظهر مقدار السلطات والمسؤوليات الخاصة بكل فرد في التنظيم. لذا تعد المنظمات دليلا للتنظيم يتضمن معلومات وبيانات مكملة لما ورد على الخريطة التنظيمية، ويتضمن الدليل التنظيمي يوضح:

- الأهداف العامة للمنظمة.

- مختلف سياسات المنظمة الأساسية والعامة والوظيفة المتعلقة بمختلف أوجه نشاطها.

- التقسيمات التنظيمية الرئيسية والفرعية للمنظمة وأهداف واختصاصات كل تقسيم منها.

- شكل الهيكل التنظيمي العام للمنظمة وتقسيماتها التنظيمية.

- خطوط السلطة في المنظمة.

- الوظائف الموجودة بكل تقسيم تنظيمي رئيسي أو فرعي.

- وصف كامل لكل وظيفة بالمنظمة يوضح أبعادها الواجبات والمسؤوليات والشروط الواجب توافرها.

- حجم القوى العاملة بكل تقسيم تنظيمي وفقا لمعدلات الأداء المقررة.               

وتأخذ الخريطة التنظيمية أشكالا متعددة، وهي تختلف باختلاف المنظمات من حيث الحجم والتنظيمات المتبعة داخلها والغرض التي تهدف إلى تحقيقها، وأهم الأشكال التي قد يتخذها التنظيم هي:

- الخرائط التنفيذية: تعتبر الخرائط التنفيذية أبسط أنواع التنظيم وأكثرها شيوعا، ويطلق عليها اسم التنظيم الرأسي أو المركزي،وفي هذا النوع من الخرائط فإن السلطة وخطوطها تنساب من أعلى إلى أسفل، أي أن الموظفين أصحاب السلطة العليا يكونون في أعلى الهرم ثم تتدرج إلى الموظفين في الإدارة الوسطى ثم إلى الإدارة التنفيذية(رؤساء الوحدات).أما المسؤولية فتنساب من الأسفل إلى الأعلى، أي أن الموظفين في المستويات التنفيذية يكونون مسؤولين مباشرة أمام رؤسائهم في المستويات العليا التي تقع فوقهم مباشرة وهكذا.

- الخرائط الوظيفية: ويطلق عليها أحيانا الخرائط التخصصية لأن كل فرد داخل التنظيم سواء كان رئيسا أو مرؤوسا يجب أن يختص بأقل قدر من الواجبات، فتظهر هذه الخرائط المهام والواجبات الرئيسية لأقسام المنظمة التي  تكون في مجموعها المنظمة، وكل مستطيل في الخريطة الوظيفية. يوضح الاختصاصات المحددة لكل قسم أو إدارة أو وحدة إدارية.

- الخرائط التنفيذية الاستشارية: ويطلق عليها أحيانا التنظيم الرأسي الاستشاري، أو التنظيم المشترك للإداريين والفنيين لأنها تتضمن أجهزة تنفيذية رئيسية وبعض الأجهزة الاستشارية. وتظهر هذه الخريطة التنفيذية الاستشارية أن المدير الإداري (التنفيذي)، له عدد من المستشارين والخبراء والمتخصصين في مجالات متعددة يقدمون له النصح والإرشاد فقط دون أن تكون لديهم سلطة تنفيذية ولا صلاحيات إعطاء الأوامر للموظفين، ولا صلاحيات اتخاذ القرارات، فهم يقدمون الاقتراحات إلى المدير التنفيذي وله الحق في رفضها أو تبنيها (الشيخ سالم، واخرون، 1998).