محتوى المحاضرة

5. خصائص المعلومات

تتميز المعلومات عن غيرها من الموارد بجملة من الخصائص، تجعلها مهمة للغاية ولا يمكن الاستغناء عنها، ولا حديث عن التعليم والمعرفة والتنمية والتطور دونها، لأنها مورد لا يمكن بدونه استثمار باقي الموارد التي يحتاجها الانسان في حياته، ومن أهم خصائصها ما يلي:[1]

•  التوقيت: يعني أن تكون المعلومات مناسبة زمنيا لاستخدام المستفيدين خلال دورة معالجتها والحصول عليها، حيث أن هذه الخاصية ترتبط أكثر بالزمن الذي تستغرقه دورة المعالجة (إدخال، إخراج...)، ومن أجل تحقيق الوقت اللازم لدورة المعالجة والحصول الفوري على المعلومات، لابد من استخدام الحاسب الإلكتروني وذلك لتسهيل الحصول على المعلومات الدقيقة والملائمة للاحتياجات المستفيدين.
•  الدقة: وتعني بذلك أن تكون المعلومات في صورة صحيحة خالية من أخطاء التجميع والمعالجة والتسجيل ومنه فإن الدقة هي نسبة المعلومات الصحيحة إلى مجموع المعلومات الناتجة خلال فترة زمنية معينة.
• الصحة أو الخلو من الأخطاء: وهذه الخاصية يمكن أن تتحقق بتطبيق الخاصية الأخيرة وهي درجة خلو المعلومات من الأخطاء سواء كانت لغوية أو رقمية.
• إمكانية التعبير الكمي )القياس(: أي إمكانية التعبير عن المعلومات بالأرقام والنماذج الكمية إذا لزم الأمر.
• إمكانية التحقيق: أي درجة السير والسرعة في الحصول على المعلومات أو ما يسمى بإمكانية الوصول.
• الخلو من التحيز: بمعنى هذا غياب القصد من تغيير أو تعديل مما يؤثر في المستفيدين، حيث أن تغيير محتوى المعلومات يصبح مؤثرا على المستفيدين.
• الشمول: هي الدرجة التي يعطي لها النظام المعلومات احتياجات المستفيدين من المعلومات بحيث تكون بصورة كاملة دون تفضيل زائد ودون إيجاز يفقد معناها، ويتحول الشمول أيضا إلى متغيرات اقتصادية حيث أن المعلومات الكاملة أكثر قيمة وفائدة من المعلومات غير الكاملة.
• الملائمة: أي مدى ارتباط المعلومات بمتطلبات المستخدم الممثل لها.
• الوضوح: هذه الخاصية تعني" أن تكون المعلومات واضحة وخالية من الغموض ومنسقة فيما بينها دون تعارض أو تناقض ويكون عرضها بالشكل المناسب لاحتياجات المستفيدين"
• قابلية المراجعة: هي القدرة على إعادة تشكيلها وصياغتها والتعديل فيها كلما دعت الحاجة إلى ذلك.